보관 처리

Archival processing

기록물 처리란 개인, 가족 또는 단체의 기록물에 대한 기초 보존 활동을 조사, 정리, 기술, 수행하는 행위를 말한다.이 활동에 참여하는 사람은 기록 처리자, 기록 기술자 또는 기록 보관자로 알려져 있다.

이상적으로는 기록물이 서류나 기록물의 수집품을 수령할 경우, 발신인(수집이나 기록을 작성하거나 조립한 원래의 사람, 개인 또는 단체)에 의해 정리되고, 이 명령이 보존된 방식으로 기록물로의 이동을 위해 상자화되었을 것이다.그러나 소장품이나 레코드 그룹은 반조직적인 경우가 많고, 때로는 분별할 수 있는 조직이 결여되기도 한다.전달된 자료의 구성을 관찰하고, 부족한 곳에 부과한 다음, 정리된 자료를 기술하는 것은 「기록 처리」, 「정리·설명」, 「기록 목록」 또는 「카탈로그」[1]라는 용어가 다루는 과제다.

수집조사

아카이브 처리의 첫 번째 단계는 수집품을 조사하는 것이다.조사의 목적은 발신자에 대한 이해, 수집 작성의 맥락 파악, 자료의 전체적인 크기와 범위 관찰, 수집에 접근 제한이 있는지 확인, 수집과 함께 제출된 기존 발견 보조자 찾기, 그리고 기초적인 조직 계획 발견이다.수집 또는 레코드 그룹에서.[2]

수집 조사는 보존 원칙인 존중의식을 염두에 두고 실시되어야 한다."수집 전체를 고려"[3]하는 것으로 번역될 수 있는 데스퐁에 대한 다음 측면에서, 조사에는 수중에 있는 재료가 전체 또는 일부분인지 확인하는 활동이 포함되어야 한다.만약 보관자가 팬동의 다른 부분을 보관하는 저장소에 있다면, 동일한 발신자의 전체 자료 세트를 포함하거나 최소한 인정하는 작업 계획을 조립해야 한다.

자료의 변경이나 재배열을 하지 않고, 조사 수집은 엄격히 관찰되는 작업이다.[4]설문조사가 철저하고 일관되도록 하기 위해 많은 기관이 템플릿이나 워크시트를 사용해야 하기 때문에, 수집 조사의 대표적인 최종 산물은 완료된 설문 조사 워크시트와 처리 계획이다.[5]조사 완료 후 추가 처리 없이 연구자가 자료를 열람하게 하거나, 자원이 확보될 경우 향후 처리를 위해 보관하거나, 즉시 처리를 진행할 수 있다.

배열

재료 배치는 두 가지 보관 원칙을 염두에 두고 완료되어야 한다: 입증과 원래의 질서.

증명 원리에 따라 원인의 재료는 함께 유지되고 다른 원인의 재료와 분리되어야 한다.입증 규칙에 따르면, 자료의 유지보수는 자료들을 함께 검색하고 검색할 수 있게 하는 것을 포함해야 하며(지적 배열로 알려져 있음) 그렇게 하는 것이 실용적인 경우, 자료들을 물리적으로 함께 보관하는 것을 포함할 수 있다.또한, 자료가 발신인을 넘어 변경된 경우, 항목의 증명에는 작성자 다음에 온 모든 사람과 삽입, 삭제, 재배열과 같은 수집에 대한 변경사항이 포함된다.[6]

원순의 원칙에 따라, 원재료의 배열은, 원재료가 원래 어떻게 수집품을 사용하고 접근했는가는 물론, 기록물이 서로 어떻게 연관되어 있는지를 반영하기 때문에, 그 둘 다 기록물의 초기 목적을 알 수 있기 때문에, 그 가치가 있다.[5]수집에 따라, 논리적 원본 순서가 유지된 것으로 보이는 경우, 자료의 재배치는 필요하지 않을 수 있으며, 약정은 기록의 목적에 대한 문맥적 단서를 제공하며, 약정이 자료에 대한 연구자의 접근을 방해하지 않는다.[7]재배열이 필요한 경우 아카이브 프로세서는 재료를 수집 수준, 시리즈 수준, 하위 시리즈 수준, 상자 수준, 폴더 수준 또는 항목 수준으로 정렬한다.[5]배열 수준은 자료의 순서성, 수집에 대한 예상 연구자의 관심과 연구 가치,[2] 저장소의 정책과 자원을 포함하되 이에 국한되지 않는 여러 요인에 의해 결정된다.

배치 작업이 필요한 경우, 배치는 조사 후 자료를 물리적으로 처리하는 첫 번째 단계다.자료의 재배치와 더불어, 아래에 기술된 보존 활동뿐만 아니라, 저장소의 수집 지침에 맞지 않는 자료의 제초도 있을 수 있다.[8]

설명

설명 수준

자료의 수집 조사 결과보다 더 상세한 설명이 일반적으로 시도된다.설문 조사를 넘어서, 컬렉션 처리 개별 상자의 내용"시리즈"[9]과"직류"[10]방식은 목록을 창조할지도 모르(또한box-level 설명이라고 불리는), 폴더 목록, 또는 관리자 만나는 역사나 소전, 범위, 획득 informa을 포함한다 심지어 완전한 inventories[11](folder-level 설명).tion,재료가 받은 보관 처리 처리에 대한 [12][13]정보일부 저장소는 연구 가치가 극히 높거나 사용량이 많을 것으로 예상되거나 도난의 위험이 고조되는 경우, 선택된 문서에 대한 항목 수준의 설명을 기록물 수집 또는 그룹 내에서 수행한다.[5]

보조 도구 찾기

수집품에 대한 서면 서술은 일반적으로 발견 보조 도구라고 불린다.발견 지원의 주요 목적은 사용자에 의한 자료 수집에 대한 접근을 용이하게 하는 것이며,[14] 현재와 미래의 자료들에 대한 참조 서비스를 제공하는 다른 기록 보관자들에게도 유용할 수 있다.가장 초기 발견 보조기구는 "칼렌더"로 알려져 있었으며 일반적으로 연대순으로 개별 문서를 나열하는 것으로 구성되었는데, 이는 당시 주로 사용하던 역사학자들이 선호하는 조직 방식이었다.[15][16]현재 사용되는 발견 보조 기구의 형태는 길이가 다양하고 유형별로 몇 가지 범주로 나뉜다. 20세기 후반과 21세기 초반에는 재고량이 우세하다.많은 기록물들은 소유물에 대한 노출을 넓히기 위해 온라인에 그들의 발견 보조물을 게시하고, 일부는 웹 검색 엔진에 의한 인식을 용이하게 하기 위해 암호화되어 있다(아래 표준 섹션 참조).[5][17]

표준

몇 가지 표준이 기록 기술(일부 국가 및 일부 국제 표준)을 지배한다.ISAD(General International Standard Archival Description, General International Standard Archival Description)는 찾기 원조에 포함되어야 하는 요소를 정의한다.다른 컨텐츠 표준도 또한 유효하다.미국에서는 Library of Medule Name Authority Files에 대해 적절한 이름을 확인할 수 있으며, LCSH에서 제목이 추출된다. 장르 용어는 Art & Architecture Thesaurus에서 인용되는 경우가 많다.많은 발견 보조 기구는 XML로 인코딩(표시)되어 있으며, 이 경우 인코딩된 보관 설명(EAD) 표준을 사용할 수 있다.게다가, 저장소는 원조를 찾는 것이 그들의 특정한 임무에 도움이 되도록 고안된 지역 관행을 따를 수도 있다.

미국 기록 보관 협회(SAA)는 미국 기록 보관자들을 위한 많은 모범 사례를 발표했는데, 중요한 두 가지 사례로는 종종 APPM이라고 불리는 기록 보관소, 개인 문서 및 원고, 그리고 기록 보관 설명: A Content Standard(DACS)가 있다.[18]SAA의 간행물 보관 설명 표준: 핸드북은 보관 및 원고 처리의 모든 단계에 대한 관련 표준의 개요를 제공한다.Research Libraries Group은 EAD와 함께 사용할 수 있는 모범 사례 문서를 발행했다.

영국의 SAA에 해당하는 기록보관협회는 영국 기록보관자들을 위해 학교 기록 보존부터 역사적 회계 기록까지 다양한 주제에 대한 많은 모범 사례를 발표했다.[19]

오스트레일리아 아카이브리스트 협회는 문맥으로 아카이브를 기술하는 것을 출판했다. 오스트레일리아 시리즈 시스템을 사용하여 설명하는 근거를 제공하는 2004년 오스트레일리아 관행 가이드.[20]시리즈 설명은 다른 관할구역에서의 관행과 마찬가지로 팬들에 대한 것이 아니라 배열과 설명을 위한 기초로서 시리즈의 프라이머리에 기초한다.

보존활동

보관 처리에는 종종 스테이플과 종이클립 제거, 무산 폴더와 박스에 재료 배치, 산성 이주를 피하기 위한 산성 물질 격리, 손상되거나 산성화된 문서 복사, 종이 펼치기 등의 기본적인 보존 관행이 포함된다.[21]지난 몇 년 동안 기록 보관소와 원고 보관소가 백로그를 줄이고 2005년 기사인 "더 많은 제품, 더 적은 프로세스: Mark A의 "전통적인 보관 처리 방식 개선" 그린과 데니스 마이스너.[1]그들의 방법은 연구자들에게 더 빠른 접근을 제공하기 위해 처리를 가속화하는 것을 목적으로 하는 이러한 기본 관행을 단념시킨다.그들의 주장은 또한 산성 용지의 열화와 금속 고정 장치의 녹슬기를 늦출 수 있는 현대적 기관의 적절한 기후 조절에 대한 가정도 인정한다.[1]

참고 항목

메모들

  1. ^ a b c Greene, Mark A.; Dennis Meissner (2005). "More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing" (PDF). American Archivist. 68 (2): 208–263. doi:10.17723/aarc.68.2.c741823776k65863.
  2. ^ Mengel, Holly; Smerz, Courtney (March 2012). "Surveying and Minimal Processing Manual - Hidden Collections Processing Project" (PDF). PACSCL Hidden Collections Processing Project. Archived from the original (PDF) on September 21, 2015. Retrieved November 2, 2018.
  3. ^ Bartlett, Nancy (1992). "The Origins of the Modern Archival Principle of Provenance". Bibliographical foundations of French historical studies. Haworth Press. pp. 106–114. ISBN 978-1-56024-150-8.
  4. ^ Kruse, Matthew. "Guides @ UF: Archival Processing: Surveying". guides.uflib.ufl.edu. Retrieved 2018-11-02.
  5. ^ a b c d e "Processing Manual for Archival and Manuscript Collections". University Archives and Special Collections University of Massachusetts Boston. February 2017. Retrieved November 2, 2018.
  6. ^ "Statement of Principles Society of American Archivists". www2.archivists.org. Retrieved 2018-11-02.
  7. ^ "3.1 Provenance and Original Order Beinecke Rare Book & Manuscript Library". beinecke.library.yale.edu. Archived from the original on 2018-06-24. Retrieved 2018-11-02.
  8. ^ "arrangement Society of American Archivists". www2.archivists.org. Retrieved 2018-11-02.
  9. ^ "series Society of American Archivists". www2.archivists.org. Retrieved 2018-11-06.
  10. ^ "subseries Society of American Archivists". www2.archivists.org. Retrieved 2018-11-06.
  11. ^ "depth of description Society of American Archivists". www2.archivists.org. Retrieved 2018-11-06.
  12. ^ "level of description Society of American Archivists". www2.archivists.org. Retrieved 2018-11-06.
  13. ^ Kruse, Matthew. "Guides @ UF: Archival Processing: Finding Aid Notes". guides.uflib.ufl.edu. Retrieved 2018-11-06.
  14. ^ Duff, Wendy; Johnson, Catherine (2001). "A Virtual Expression of Need: An Analysis of E-Mail Reference Questions". American Archivist. 54:1 (Spring/Summer 2001): 43–60. doi:10.17723/aarc.64.1.q711461786663p33.
  15. ^ Berner, Richard (1983). Archival Theory and Practice in the United States: A Historical Analysis. University of Washington Press.
  16. ^ "calendar Society of American Archivists". www2.archivists.org. Retrieved 2018-11-02.
  17. ^ Pitti, Daniel V. (1997). "Encoded Archival Description: The Development of an Encoding Standard for Archival Finding Aids". The American Archivist. 60 (3): 268–283. doi:10.17723/aarc.60.3.f5102tt644q123lx. JSTOR 40294437.
  18. ^ "Describing Archives: A Content Standard (DACS), Second Edition Society of American Archivists". www2.archivists.org. Retrieved 2018-04-24.
  19. ^ http://www.archives.org.uk/publications.html 아카이브스트 협회: 2006년 10월 2일 웨이백 머신에 보관된 출판물
  20. ^ Boadle, Don (December 2007). "Describing Archives in Context: A Guide to Australasian Practice Australian Society of Archivists Committee on Descriptive Standards". Australian Academic & Research Libraries. 38 (4): 298–299. doi:10.1080/00048623.2007.10721314. ISSN 0004-8623.
  21. ^ "Processing Manual for Archival and Manuscript Collections" (PDF). University of Maryland Libraries College Park, MD. September 2011. Retrieved November 2, 2018.

추가 읽기

  • 마이클 쿡 & 크리스티나 아카이브 설명서(Archival Description)를 참조하십시오.런던:아르키비스트 협회, 1984 ISBN 0902886223
  • Margaret Procter & Michael Cook Manual of Archival Description; 2차 개정.알더샷: 가워, 1989 ISBN 0566036347
  • Margaret Procter & Michael Cook Manual of Archival Description; 3차 개정.알더샷: 가워, 2000 ISBN 0566082586
마이클 쿡은 1998년에 리버풀 대학에서 매뉴얼과 다른 글들을 포함한 기록물 관리에 관한 그의 수집된 작품들로 박사학위를 받았다.

외부 링크