기록관리

Records management

기록물 관리는 기록물 및 정보 관리라고도 하며, 생성 또는 수령 시점부터 최종 처분까지 조직의 수명주기 전반에 걸쳐 정보 관리에 전념하는 조직적 기능이다.여기에는 기록의 식별, 분류, 저장, 보안, 검색, 추적 및 파기 또는 영구 보존이 포함된다.[1]ISO 15489-1: 2001 표준("ISO 15489-1:2001")은 기록 관리를 "사업 활동 및 트랜에 대한 증거와 정보를 캡처하고 유지하기 위한 프로세스를 포함하여 기록물의 생성, 수령, 유지보수, 사용 및 처분의 효율적이고 체계적인 관리를 담당하는 [] 관리 분야로 정의한다.기록의 형태로 보존한다."[2]

조직의 기록은 제도적 기억의 측면을 보존한다.기록 보존 기간을 결정하는데 있어서, 그들의 재사용 능력은 중요하다.많은 것들이 활동, 거래, 결정의 증거로 보관된다.다른 사람들은 무슨 일이 일어났는지, 왜 일어났는지 문서화한다.[3]기록 관리의 목적은 거버넌스, 리스크 관리 및 컴플라이언스라는 조직의 광범위한 기능의 일부로서, 조직의 활동에 대한 증거 관리뿐만 아니라 그것과 관련된 리스크의 감소 또는 완화에도 주로 관련된다.[4]최근의 연구는 기록 관리와 거버넌스에서의 책임 사이의 연관성을 보여준다.[5]

기록의 개념

기록의 개념은 다양하게 정의되어 있다.ISO 15489-1:2016은 기록을 "조직이나 개인이 법적 의무를 추구하거나 사업을 거래할 때 자산으로, 그리고 증거로 작성, 수신, 유지"하는 것으로 정의한다.[2]이 정의가 강조하듯이 기록 관리의 목적과 이득은 많지만, 기록의 주요 특징은 사건의 증거로서 기능할 수 있는 능력이다.적절한 기록 관리는 기록의 이러한 특징을 보존하는 데 도움이 될 수 있다.

최근의 포괄적인 연구는 기록을 참가자 또는 관찰자가 기록하거나 작성한 "영구적인 활동 표현"으로 정의했다.[6]이러한 거래 관점은 기록의 결정과 의미에 있어서 맥락과 과정의 중요성을 강조한다.이와는 대조적으로, 이전의 정의는 기록의 증빙성과 정보성을 강조해왔다.[7]조직적 맥락에서 기록물은 사업 거래에서 조직에 의해 생성되거나 수령되거나 법적 의무를 추구하거나 준수하는 자료다.[8][9]이러한 기록의 조직적 정의는 기록물의 유기적 집합으로서 기록물을 초기 이론화시킨 데서 비롯된다. 즉, "기록물의 서면, 도면 및 인쇄물, 행정기관 또는 그 관리 중 한 사람이 공식적으로 접수 또는 생산"이다.[10][11]

주요 기록 관리 용어

모든 문서가 기록인 것은 아니다.기록은 행동의 증거로 의식적으로 보존된 문서다.기록물 관리 시스템은 일반적으로 공식적인 관리가 필요하지 않은 기록물과 비기록물(편의성 사본, 초안, 복제품)을 구분한다.특히 전자 기록의 경우 많은 시스템은 문서 관리를 위해 기록으로 공식적으로 선언하도록 요구한다.일단 선언되면 기록을 변경할 수 없고 시스템 규칙 내에서만 폐기할 수 있다.

기록은 누가 그리고 어떤 상황에서 접근할 수 있는지를 규제하기 위해 접근 통제에 의해 보호될 수 있다.물리적 통제는 기밀 기록을 안전하게 유지하기 위해 사용될 수 있다. 예를 들어 민감한 개인 데이터를 보관하는 인사 파일은 접근을 추적하기 위해 제어 로그가 있는 잠긴 캐비닛에 보관될 수 있다.디지털 기록 시스템은 조직에서의 역할에 따라 직원에게 권한(보기, 변경 및/또는 삭제)을 할당할 수 있는 역할 기반 액세스 제어를 포함할 수 있다.기록의 무결성을 보장하기 위해 모든 접근과 변경을 보여주는 감사 추적을 유지할 수 있다.

조직의 기록이 다양한 형식으로 오듯이, 기록의 보관도 조직 전체에 걸쳐 달라질 수 있다.파일 유지보수는 소유자, 피지명자, 기록관 또는 점원이 수행할 수 있다.기록물은 기록관이나 저장소와 같은 중앙집중화된 위치에서 관리하거나, 기록물의 통제를 기업 내 여러 부서와 장소에 분산시킬 수 있다.기록은 코딩으로 공식적이고 이산적으로 식별될 수 있으며 최적의 보호 및 저장 용량을 위해 특별히 설계된 폴더에 보관하거나, 명백한 색인 없이 무심코 식별하여 보관할 수 있다.레코드를 관리하는 조직은 필요에 따라 정보에 접근하고 검색하는 데 어려움을 겪는다.유지보수 및 스토리지 시스템 파일링의 비효율성은 낭비되는 공간과 레코드 검색에 소비되는 자원의 측면에서 비용이 많이 드는 것으로 증명될 수 있다.

비활성 기록은 더 이상 현업 수행에 필요하지 않고, 보유기간이 종료될 때까지 보존되고 있는 기록으로, 사업이 종료되거나 제품 라인이 폐기되거나, 재정보고 기간이 종료되는 경우 등이 있다.이러한 기록은 미래에 기업의 사업, 법적, 재정 또는 역사적 가치를 보유할 수 있으므로, 단기 또는 영구적인 기간 동안 유지되어야 한다.보존 일정에 따라 기록을 관리한다.기록물의 수명이 미리 정해진 기간에 따라 충족되고 보류 중인 법적 보유자가 없는 경우, 최종 처분이 허가되며, 여기에는 파기, 이전 또는 영구 보존이 포함될 수 있다.

재해 복구 계획은 조직이 중요한 비즈니스 기능을 복구하고 손상되거나 위협받는 기록을 회수하는 방법을 상세히 기술한 재난 발생 후 취해야 할 서면 및 승인된 조치 과정이다.

활성 기록은 현재 작업을 수행하는 데 필요한 기록으로, 빈번한 사용의 대상이 되며, 일반적으로 사용자 근처에 위치한다.과거에 '기록물 관리'는 더 이상 일상적으로 사용되지 않지만 여전히 보관되어야 하는 기록물 - 지하실이나 외부에 저장되어 있는 "반유류" 또는 "비활성" 기록물의 관리만을 가리키기 위해 사용되기도 했다.보다 현대적인 용어는 기록의 전체 "라이프사이클"을 언급하는 경향이 있다. – 바로 생성 시점부터 최종 폐기까지.

기록의 형식과 매체는 일반적으로 기록물의 형태에 관계없이 기록물을 식별하고 관리해야 한다는 관점에서 기록물 관리의 목적과는 무관하다.ISO는 물리적 기록과 전자 기록의 관리를 고려한다.[2]또한 미국 국방부 표준 DoD 5015.02-STD(2007) 섹션 DL1.105는 기록 관리를 "정보의 생성, 유지관리(사용, 저장, 검색) 및 폐기, 레가(rega) 등 라이프사이클과 관련된 계획, 통제, 지시, 조직, 훈련, 홍보 및 기타 관리 활동"으로 정의한다.미디어가 없는".[12]

기록관리이론

기록 수명 주기

주요 기사:기록 수명 주기

기록 수명 주기는 기록의 생성부터 최종 처분까지 기록의 수명을 포괄하는 개별 단계로 구성된다.생성 단계에서 기록의 성장은 현대 전자 시스템에 의해 소비된다.기록물은 조직의 업무를 수행함에 따라 폭발적인 속도로 계속 작성·포획될 것이다.제품 고장에 관한 서신은 내부 리더십을 위해 작성되고, 재무제표와 보고서가 공개 및 규제 조사를 위해 작성되며, 오래된 기업 로고는 폐기되며, 조직 역사상 색상표와 승인된 기업 글꼴을 포함한 새로운 로고가 그 자리를 차지한다.

기록 단계의 예로는 기록의 작성, 기록의 수정, 존재 중 다른 상태를 통한 기록의 이동, 기록의 파기 등이 있다.

기록 수명주기 전반에 걸쳐 보안, 프라이버시, 재해 복구, 신흥 기술, 합병 등과 같은 문제는 조직 프로그램을 담당하는 기록 및 정보 관리 전문가에 의해 해결된다.기록과 정보관리전문가는 기업의 정보자산을 통제하고 보호하는 데 중요한 역할을 한다.그들은 기록과 정보관리 방법론, 원칙 및 베스트 프랙티스를 기록과 정보법 및 규정에 준거하여 효율적이고 비용 효율적인 방법으로 기록과 정보의 작성, 접근, 배포, 저장 및 처리를 관리하는 방법을 이해한다.

기록연속설

주요 기사:레코드 연속체 모델

기록연속 이론은 공간과 시간에 걸쳐 여러 맥락과 관련하여 기록 보관 활동을 이해하고 탐구하는 데 도움이 되는 추상적인 개념 모델이다.

관리 관행 및 개념 기록

레코드 매니저는 조직에서 레코드 관리를 책임지는 사람이다.[citation needed]

ISO 15489-1:2001의 섹션 4는 기록관리가 다음을 포함한다고 명시하고 있다.[2]

  • 정책 및 표준 설정
  • 책임 및 권한 할당
  • 절차 및 지침의 수립 및 공포
  • 레코드의 관리 및 사용과 관련된 다양한 서비스 제공
  • 기록 관리를 위한 전문 시스템 설계, 구현 및 관리
  • 레코드 관리를 비즈니스 시스템 및 프로세스에 통합

따라서 기록물 관리의 실천에는 다음이 포함될 수 있다.

  • 조직의 정보 요구 사항 계획
  • 캡처가 필요한 정보 식별
  • 기록의 조직과 폐기를 포함한 기록과 관련된 정책 및 관행의 작성, 승인 및 집행
  • 물리적 기록과 디지털 정보의 장단기 주거를 포함하는 기록 저장 계획 개발
  • 레코드 식별, 분류 및 저장
  • 기업 기밀성, 데이터 개인 정보 보호 및 공개 액세스에 대한 요구 사항의 균형을 유지하며 조직 내부와 외부의 기록에 대한 액세스를 조정한다.
  • 지정된 보존 기간당 기록의 식별 및 유지 관리
  • 더 이상 운영상의 이유로 필요하지 않은 기록의 폐기에 대한 보존 정책을 실행한다. 조직 정책, 법적 요건 및 기타 규정에 따르면 기록물의 폐기 또는 영구 보존을 수반할 수 있다.

기록 관리 원칙과 자동화된 기록 관리 시스템은 라이프사이클 전체에 걸쳐 기록을 캡처, 분류 및 지속적으로 관리하는 데 도움이 된다.ARMA International은 기록 관리를 "조직의 기록과 정보의 수집, 생성, 액세스, 배포, 사용, 저장, 보안, 검색 및 처리를 보장하기 위한 정책, 시스템 및 절차를 수립하고 실행하는 관리 분야"로 정의한다.이러한 시스템은 (도서관에서 사용되는 색인 카드와 같은) 종이에 기반하거나 전자 기록 관리 애플리케이션과 같은 컴퓨터 시스템을 포함할 수 있다.[13]

방어할 수 있는 솔루션

방어할 수 있는 해결책은 작업 수행 방법과 이유를 추진하는 명확하게 문서화된 정책, 프로세스 및 절차와 더불어 행동 패턴의 증거를 명확하게 문서화하여 조직이 그러한 문서화된 제약을 최대한 준수한다는 것을 증명할 수 있는 솔루션이다.[14]

방어성이 기록 수명 주기의 모든 측면에 적용되는 반면, 그것은 "방어할 수 있는 처분" 또는 "방어할 수 있는 파괴"라고 알려져 있는 기록 파괴의 맥락에서 가장 중요한 것으로 간주되며, 누가 기록물을 파괴하는지, 왜 파괴하는지, 어떻게 파괴하는지, 어떻게 파괴하는지, 그리고 어떤 조직이 명확하게 정당화하고 증명할 수 있도록 돕는다.그들은 그들을 파괴하고, 어디에서 그들을 파괴한다.[15]

분류

기록물 관리자는 기록물의 종류 분류 또는 분류를 이용하여 기관이 작성·유지하는 기록물을 논리적으로 정리한다.[16]이러한 분류는 기록의 생성, 구성, 저장, 검색, 이동 및 파기 등의 기능을 보조한다.

최고 수준의 분류는 물리적 기록과 전자 기록이다. (이것은 논쟁의 여지가 있다; 기록은 매체와 무관하게 정의된다.ISO 15489 및 기타 모범 사례에서는 기록을 미디어에 관계없이 특정 종류의 정보로 정의하기 때문에 미디어에 기반한 분류가 아닌 기능에 기반한 기능을 공포한다.)

물리적 기록은 종이와 같이 만질 수 있고 물리적 공간을 차지하는 기록이다.

흔히 디지털 기록이라고도 하는 전자 기록물은 정보기술 기기로 생성되고 사용되는 기록이다.

기록물의 분류는 기록물 관리자가 다양한 특성에 따라 기록물의 분류, 태그 지정, 세분화 또는 그룹화 등의 기능을 수행할 수 있는 분류법의 설계, 유지, 적용을 통해 이루어진다.[17]

엔터프라이즈 레코드

기업기록은 기업의 기능, 목적 또는 부문과 관계없이 대부분의 기업에 공통적인 기록을 나타낸다.이러한 기록은 종종 기업의 일상적인 운영을 중심으로 하며 소송, 직원 관리, 컨설턴트 또는 계약자 관리, 고객 계약, 구매, 판매 및 계약과 같은 분야를 다룬다.

이러한 기록을 생산하고 작업하는 기업의 종류에는 영리기업, 비영리기업, 정부기관 등이 포함되지만 이에 국한되지는 않는다.

업계 기록

산업 기록은 일반적이고 특정 산업 또는 산업 집합에만 적용되는 기록을 나타낸다.예를 들면 의료 산업 기록(예: 건강보험 이전 및 책임에 관한 법률), 제약 산업 기록, 식품 산업 기록이 포함되지만 이에 국한되지는 않는다.

법적 보류 기록

법적 보류 기록은 일반적으로 법률 고문이나 준법률 담당자가 정부 또는 기업에 의해 일정 기간 동안 보관하도록 의무화하고 준법 감사 및 소송과 관련된 잠재적 문제를 해결하기 위한 목적으로 보관해야 하는 기록이다.이러한 기록에는 기업 또는 산업 분류의 결과인 분류에 추가하여 법적 보류 특성이 부여된다.

법적 보류 데이터 특성은 법적 보류기(예: 법적 보류 = 참 또는 거짓), 법적 보류를 추진하는 조직, 법적 보류를 해야 하는 이유, 기록 보관 기간 및 보관 위치 등을 포함하지만 이에 국한되지는 않는다.

기록 보존 일정

기록물 보유 일람표는 의도된 관할구역 내에서 보관 감정 개념과 사업 및 법적 맥락 분석을 사용하여 종종 개발된 문서로, 특정 유형의 기록물이 파기되기 전에 얼마나 오랫동안 보존되어야 하는지를 개략적으로 보여준다.보유 일정이 활용되려면 시행에 고려될 수 있도록 여러 지침이 마련되어야 한다.[18]

실제 레코드 관리

물리적 기록 관리에는 다른 분야나 기능이 포함되며 다양한 형태의 전문지식을 활용할 수 있다.

레코드 식별
만약 어떤 항목이 법적 기록으로 제시된다면, 그것은 인증될 필요가 있다.법의학 전문가는 문서나 유물이 위조가 아니며, 손상, 변경 또는 누락된 내용이 문서화되었는지 판단하기 위해 문서 또는 유물을 검토할 필요가 있을 수 있다.극단적인 경우, 품목은 현미경, X선, 방사성탄소 연대 측정 또는 화학 분석을 받을 수 있다.이 수준의 인증은 드물지만 조직의 기록 작성과 보존에 특별한 주의를 기울여야 한다.
레코드 저장
기록은 접근 가능하고 환경 훼손으로부터 보호될 수 있도록 보관되어야 한다.일반적인 종이 문서는 사무실의 파일 캐비닛에 보관될 수 있다.그러나 일부 조직은 온도와 습도를 포함한 환경적 통제를 전문으로 하는 파일룸을 고용한다.중요한 기록은 화재, 홍수, 지진 및 충돌로부터 보호하기 위해 재난에 강한 금고나 금고에 보관해야 할 수 있다.극단적인 경우, 그 항목은 원래의 서명된 미국 헌법과 같이 방재와 공공의 접근을 모두 요구할 수 있다.토목 기술자들은 자료실로 효과적으로 진열대와 파일 캐비닛 종이로 가득한 무게를 버티는지에 대해 의논할, 역사적으로 어떤 함정 계정에 종이에 그들의 밸러스트의 부분 equation[표창 필요한](현대 record-keepi로 그들의 작동 절차의 무게를 받기 위해 마련되야 할 수 있다.쇼핑 기술그러한 정보의 많은 부분을 전자 저장소로 이전했다.기록물의 현장 보관 외에도, 많은 조직들이 자체적인 외부 기록 센터를 운영하거나 상업적 기록 센터와 계약을 맺고 있다.
레코드 검색
기업은 기록물을 저장할 수 있을 뿐만 아니라, 감사나 소송 등의 목적이나 파기 등의 목적으로 필요한 경우, 기록물의 회수에도 적절한 능력을 확립해야 한다.특히 전자 기록을 적절하게 태그하거나 검색을 위해 분류하지 않은 경우, 전자 기록을 처리할 때 기록 검색 기능은 복잡해진다.
순환기록
정상적인 보관 구역에서 떨어진 상태에서 기록을 추적하는 것을 순환이라고 한다.종종 이것은 간단한 서면 기록 절차로 처리된다.그러나, 많은 현대의 기록 환경은 기록의 이동을 추적하기 위해 바코드 스캐너 또는 무선 주파수 식별 기술(RFID)을 포함하는 전산 시스템을 사용한다.이것들은 또한 기록의 무단 이동을 확인하기 위한 정기적인 감사에도 사용될 수 있다.
기록물 폐기
기록의 폐기가 항상 파괴를 의미하는 것은 아니다.역사적 기록 보관소, 박물관 또는 개인으로의 이전도 포함할 수 있다.많은 양의 종이 기록과 활성 종이 기록의 접근 불가능은 조직들이 기록을 폐기하거나 파기하도록 만드는 이유들 중 일부다.기록물의 폐기는 법률, 법령, 규정 또는 운영 절차에 의해 허가되어야 하며, 의도치 않게 정보가 공개되지 않도록 주의하여 폐기해야 한다.최고 수준에서 승인된 기록 보존 일정과 정책 및 절차부터 시작하여 프로세스를 잘 문서화할 필요가 있다.폐기된 기록물에 대한 재고는 파기된 증명서를 포함하여 유지되어야 한다.기록은 결코 단순히 거부로 버려져서는 안 된다.대부분의 조직은 분쇄, 종이 파쇄 또는 소각 등의 프로세스를 사용한다.

시중에서 구할 수 있는 제품은 모든 프로세스를 통해 레코드를 능동, 비활성, 보관, 보존 스케줄링 및 폐기할 수 있다.일부는 또한 물리적 파일의 추적을 위해 RFID 기술을 이용한다.

디지털 레코드 관리

기록물 관리의 일반 원칙은 어떤 형식으로든 기록물에 적용된다.그러나 디지털 기록들은 특정한 문제를 제기한다.기록물에 물리적 존재가 없을 때 기록물의 내용, 맥락, 구조를 보존하고 보호한다는 것은 더욱 어렵다.이것은 기록물의 진실성, 신뢰성 및 신뢰성에 중요한 영향을 미친다.

디지털 기록 관리에 대한 많은 연구가 이루어지고 있다.InterPARES(InterPresental Registration Records in Electronic Systems, InterPARES) 프로젝트는 그러한 이니셔티브의 한 예다.캐나다 브리티시 컬럼비아 주 밴쿠버에 있는 브리티시 컬럼비아 대학의 도서관, 자료 보관 및 정보 연구 학교에 본부를 둔 InterPARES 프로젝트는 digita의 신뢰성, 정확성, 진정성을 보장하기 위해 이론과 방법론을 개발하는 데 전념하는 전 세계 연구자들 간의 협력 프로젝트다.나는 기록한다.

컴퓨터 시스템의 기능 요구 사항 전자 기록물 관리하기 위해 미국 Defense,[12]영국 국립 자료 보관소와 유럽 Commission,[19]가 MoReq(전자 기록 관리 기능 요건 모형)규격 적어도 12언어에 지원해로 번역되어 왔다 제작되고 있습니다.유럽 e위원회

기술의 빠른 변화로 인해 레코드를 만드는 데 사용되는 소프트웨어가 쓸모없게 되어 레코드를 읽을 수 없게 될 수 있기 때문에 시간이 지남에 따라 디지털 레코드에 접근하고 읽을 수 있는 능력에 대한 특별한 우려가 존재한다.이를 해결하기 위해 상당량의 연구가 디지털 보존이라는 제목 아래 이루어지고 있다.호주 멜버른에 위치한 공공기록국 빅토리아(PROP)는 보존, 장기 보관, 영구 전자기록 접근에 관한 표준을 포함하는 빅토리아 시대 전자기록전략(Vers)을 발간했다.VERS 표준은 모든 빅토리아 정부 부처에서 채택되었다.ProV에 의해 디지털 아카이브가 구축되어 일반 대중이 영구 기록에 접근할 수 있게 되었다.뉴질랜드 자료실도 디지털 자료실을 설치하고 있다.

전자세무기록

전자세무기록은 국세청과 같은 세무기관이 요구하는 기록의 컴퓨터 기반/비페이퍼 버전이다.IRS가 수용할 수 있는 디지털 레코드를 구성하는 것이 무엇인지에 대해 상당한 혼란이 있는데, 그 개념은 비교적 새로운 개념이기 때문이다.이 주제는 출판물 583과 게시판 1997-13에서 논의되지만, 구체적으로 논의되지는 않는다.

종이 기록을 스캔한 사본으로 전환하고자 하는 기업과 개인은 그렇게 할 경우 위험에 처할 수 있다.예를 들어, 국세청의 감사인이 공제된 비용 항목에 대한 구매 영수증의 스캔본을 JPEG, PNG 또는 PDF 형식에 받아들일지는 불분명하다.

시사 문제

컴플라이언스 및 법적 문제

공공행정, 의료, 법조계 등은 오랜 기록관리의 역사를 갖고 있지만, 기업계는 대체로 관심이 적었다.이것은 엔론/안데르센 사건 같은 스캔들과 모건 스탠리에서의 최근의 문제들에 의해 부분적으로 추진된 새로운 규정 준수 요건 때문에 최근 몇 년 동안 바뀌었다.보존 기간 요건과 소송의 결과로 정보를 공개해야 하는 필요성 등 기업 기록 준수 문제가 중요하게 여겨지고 있다.미국 사르베인-옥슬리 법 같은 법령은 기록물 관리 관행을 더욱 표준화하는 결과를 낳았다.1990년대 이후 전자 기록으로의 전환은 특히 법적 측면을 포함하여, 컴플라이언스 및 리스크 관리에 초점을 맞춘 기록 관리자와 IT 관리자 간의 긴밀한 업무 관계가 필요하게 되었다.

보안

프라이버시, 데이터 보호, 신원 도용 등이 관심의 대상이 되고 있다.그 결과 조직의 기록물 보호에 있어 기록관리자의 역할이 커졌다.개인정보가 불필요하게 보존되지 않도록 해야 하는 필요성은 보존 일정과 기록 처리에 더 큰 초점을 맞추게 되었다.

투명성

정보자유법의 광범위한 채택으로 인해 공공 행정에서 투명성과 책임성의 중요성이 증대됨에 따라, 기록물이 대중에게 쉽게 접근할 수 있도록 관리해야 할 필요성에 초점을 맞추게 되었다.예를 들어, 영국에서, 2000년 정보자유법 46조는 정부가 공공 기관을 위한 기록물 관리에 관한 실천강령을 발표하도록 요구하였다.[20]마찬가지로, 조직이 요청에 따라 정보를 공개하도록 요구하는 데이터 보호 및 환경 정보에 관한 유럽연합 법률은 그러한 기록의 효과적인 관리를 필요로 한다.

채택 및 구현

기록관리는 종종 조직 내에서 가장 낮은 수준에서 수행될 수 있는 불필요하거나 낮은 우선순위의 행정업무로 간주되기 때문에 조직문화에 필요한 변경을 이행하는 것이 주요 과제다.부실한 기록 관리로 인한 평판 훼손은 기록 관리가 조직 내 모든 개인의 책임임을 입증했다.

기록 관리자들 사이에서 매우 논란이 되고 있는 이슈는 전자 문서와 기록 관리 시스템의 무비판적 채택이었다.

인터넷 및 소셜 미디어의 영향

기록 관리자들이 큰 관심을 갖는 또 다른 이슈는 많은 이러한 도구들이 기록의 빠른 생성과 보급을 가능하게 하고 종종 심지어 심지어 심지어 심지어 기록의 빠른 배포를 허용하기 때문에, 위키, 블로그, 포럼, 페이스북과 같은 회사들과 같은 인터넷과 관련 소셜 미디어가 전통적인 기록 관리 관행, 원칙 및 개념에 미치는 영향이다.익명의 형식

기록 수명주기 관리

많은 기업이 어려운 과제는 전체 정보 라이프사이클을 통해 레코드를 추적하는 것과 연관되어 있어 레코드가 어디에 존재하는지 또는 여전히 존재하는지 명확하다.기록물의 라이프 사이클을 통한 추적은 기록물 관리 직원이 법적 보유나 파기 규정 등 기록물 관련 규정을 언제 어떻게 적용할지를 파악할 수 있게 한다.

종이 기록을 전자 양식으로 변환

세계가 자연 속에서 디지털화됨에 따라, 기록 관리계의 점점 더 큰 이슈는 기존의 종이 기록이나 들어오는 종이 기록들을 전자 형태로 전환하는 것이다.이러한 변환은 저장 비용, 저장 공간을 절약하고 레코드 검색 시간을 단축할 목적으로 수행되는 경우가 대부분이다.

문서 스캐너, 광학 문자 인식 소프트웨어, 전자 문서 관리 시스템과 같은 도구를 사용하여 이러한 변환을 용이하게 한다.

교육 및 인증

많은 대학들이 도서관 및 정보과학 분야의 학위 프로그램을 제공하여 기록 관리를 다룬다.또한, 별도의 승인되지 않은 전문가 인증, 공인 기록 관리자 지정 또는 CRM을 제공하는 전문 기관이 있다.

전자 기록 관리 시스템

전자문서기록관리시스템(Electronic Document and Records Management System)은 기록을 추적하고 저장하는 데 사용되는 컴퓨터 프로그램 또는 프로그램 세트다.이 용어는 각각 종이 캡처와 문서 관리를 전문으로 하는 영상 및 문서 관리 시스템과 구별된다.전자 기록 관리 시스템은 일반적으로 기록 관리자의 요구에 맞춘 전문 보안 및 감사 기능을 제공한다.

국가기록원은 미 국방부 표준 5015.2를 "기록물의 생성과 사용을 특징짓는 자동화된 환경에서 기록물 관리의 기본적 과제를 해결하기 위한 적절하고 적절한 근거"[21]로 승인했다.기록물 관리 공급업체는 시험 사례 절차를 구축하고, 5015.2 인증 제품에 대한 상세 및 요약 최종 보고서를 작성하며, 소프트웨어 현장 검사를 수행하는 합동 상호운용성 시험 명령의 검증을 거쳐 DoD 5015.2-STD 준수 인증을 받을 수 있다.[22]

영국의 국가기록원은 전자 기록 관리 소프트웨어 시장의 발전을 촉진하기 위해 두 가지 기능 요건을 발표했다(1999년과 2002년).[23]2002년 요구조건에 따라 제품을 평가하는 프로그램을 운영했다.이러한 요구사항은 처음에 중앙정부와 협력하여 수립되었지만, 영국 및 세계 다른 지역의 더 넓은 공공부문의 많은 부분에서 열의를 가지고 채택되었다.이제 시험 프로그램이 종료되었다.국가기록원은 더 이상 시험 신청을 받아들이지 않고 있다.2002년 국가기록원 요건은 최신 상태로 유지된다.

유럽 위원회는 2001년에 전자 기록 및 문서 관리를 위한 모델 요건인 "MoReq"를 발표했다.[24]정식 표준은 아니지만, 널리 표준으로 간주되어 표준으로 언급하고 있다.[25][26][27][28][29]이것은 위원회의 IDA 프로그램에 의해 자금을 지원받았으며, DLM 포럼의 선동으로 개발되었다.MoReq2로 알려진 MoReq의 주요 업데이트는 2008년 2월에 출판되었다.[30]이 역시 DLM 포럼에 의해 시작되었고 유럽 위원회의 자금후원을 받았으며, 이 기회에 IDABC 프로그램(IDA의 후속 프로그램)에 의해 시작되었다.[31]MoReq2에는 소프트웨어 테스트 프레임워크와 XML 스키마가 동행한다. 소프트웨어 컴플라이언스 테스트 체제는 2008년 12월 툴루즈에서 열린 DLM 포럼 회의에서 합의되었다.

호주 국립문서보관소(NAA)는 2006년 2월에 전자기록물 관리시스템 소프트웨어 기능규격(ERMS)과 전자기록물 관리시스템 소프트웨어 기능규격 이행에 관한 관련 지침을 공개초안으로 공표하였다.[32]

뉴질랜드 기록보관소는 2005년 6월 공공기록법 제27조의 권한에 따라 발행된 '배설적 모범사례' 전자기록보관시스템 표준(표준5)을 발간했다.[33]

상업용 레코드 센터

상업용 기록 센터는 조직을 위한 종이 기록 보관 서비스를 제공하는 시설이다.전자적 포맷으로 유지되는 기록의 보관도 제공하는 경우도 있다.상업용 레코드 센터는 종이 기록을 위한 고밀도 저장소를 제공하고 일부는 민감한 비 종이 매체와 중요한 (활력) 종이 매체를 위한 기후 제어 저장소를 제공한다.상업용 레코드 센터(예: 프리즘 인터내셔널)를 위한 무역 조직이 있지만, 모든 서비스 제공업체가 회원인 것은 아니다.

참고 항목

참조

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외부 링크