디르크스

DIRKS

DIRKS는 기록 보관 시스템 설계 및 구현의 약자로, 오스트레일리아 기록 관리 표준 - AS ISO 15489에 설명된 다양한 비즈니스 정보 기록과 거래를 포함한 기록 관리 시스템을 만드는 과정을 설명하는 포괄적인 매뉴얼이다.[1] DIRKS는 오스트레일리아 국립문서보관소가 뉴사우스웨일스의 주 기록청과 협력하여 개발했다.

매뉴얼은 두 부분으로 구성되는데, 1부는 사용자 안내서, 2부는 단계 자체다. DIRKS는 완전한 기록 관리 관행을 달성하기 위해 사업의 모든 측면 또는 가능한 한 많은 측면을 연구하는 8단계 과정이다. DIRKS는 이러한 8단계 외에도 DIRKS 방법론을 안내하는 몇 가지 템플릿과 설문지를 포함하고 있다.

DIRKS는 2007년 오스트레일리아 연방 차원에서 교체되었지만, 1998년 뉴사우스웨일스 주정부기록법(State Records Authority of New South Wales State Records Act of New South Wales)을 준수하는 공공부문을 지원하기 위한 비툴로서 뉴사우스웨일즈 주 차원에서 계속 사용되고 있다.[2]

DIRKS 방법론의 단계

  • A 단계: 예비 조사;

DIRKS는 사전 조사가 이루어지기 전에 해당 기관에서 기록 관리 프로그램이 필요한 경우 수립하고 기록 보관 시스템이 구축될 경우 사전 예비 조사를 실시할 것을 제안한다. 그렇다면 사전 조사가 이뤄질 수 있다. DIRKS 예비조사에는 네 가지 요소가 있다.

  1. 예비조사 범위 결정
  2. 정보 수집
  3. 조사연구서 문서화
  4. 고위 경영진에게 보고
  • B단계: 비즈니스 활동 분석

B 단계의 목적은 조직의 사업 활동에 대한 분석을 결정할 수 있는 일련의 자문 보고서를 작성하는 것이다. DIRKS는 다양한 사업 활동과 그 완료 방식, 그리고 누가 완료했는지를 밝히기 위해 조직 분석을 위한 일련의 체계적인 접근법을 제안한다.

  • C단계: 기록 보관 요건 식별

C단계에는 두 가지 주요 목표가 있다. 첫째는 사업활동에 대한 기록의 작성과 보존에 있어 조직의 요구사항을 결정하는 것이다. 두 번째 목표는 결정된 요건을 향후 참고 자료로 사용할 수 있는 명확한 방법으로 문서화하는 것이다.

  • D단계: 기존 시스템의 평가;

D 단계의 주요 목적은 기존의 기록 보관 시스템 및 기록을 캡처하고 유지할 수 있는 능력을 가진 기타 관련 정보 관리 시스템을 평가하는 것이다. 이 평가는 기존 시스템 내에서 약점과 강점을 파악하기 위함이다.

  • E단계: 기록 보관 전략 식별

E단계의 주요 목적은 조직이 기록 유지 목표를 달성하는 데 도움이 되는 정책, 절차, 표준 및 기타 다양한 도구를 결정하는 것이다. 이러한 전략들이 확립되면 기록 관리와 기록 보관 모두에 대한 모델이 만들어질 수 있다.

  • F단계: 기록 보관 시스템의 설계

F단계에서 목적은 A단계에서 E단계까지 획득한 정보를 사용하는 것이다. 계획은 C단계에서 규정한 요건을 충족하는 계획을 개발할 수 있다. 설계는 D단계에서 발견된 고장을 수리하고 새로운 기록 보관 시스템을 통합하기 위한 전체 계획을 포함해야 한다.

  • G 단계: 기록 보관 시스템의 구현

Step G의 목적은 Step F에서 설계한 기록 보관 시스템을 제자리에 배치하는 것이다.

  • H 단계: 구현 후 검토.

H 단계의 목표는 설치된 시스템의 효율성을 측정하고 DIRKS 매뉴얼 전체에 걸쳐 수립되고 문서화된 모든 요건을 실제로 충족하는지 확인하는 것이다.

참고 항목

참조

  1. ^ Macintosh, Stephen; Real, Lynne (April 2007). "DIRKS: Putting ISO 15489 to Work" (PDF). The Information Management Journal: 50–56. Archived from the original (PDF) on 2016-07-29. Retrieved 2015-09-28.
  2. ^ "DIRKS and the State Records Act". NSW Government State Records. The State Records Authority of New South Wales, Australia. Archived from the original on 16 September 2015. Retrieved 28 September 2015.

외부 링크