회의록
Minutes회의록(약칭 MoM), 프로토콜 또는 비공식적으로 메모로 알려진 회의록은 회의나 청문회에 대한 즉각적인 서면 기록이다.그들은 일반적으로 회의의 이벤트를 기술하며, 참석자 목록, 참가자가 고려한 이슈의 진술, 이슈에 대한 관련 답변 또는 결정을 포함할 수 있다.
어원
"분"이라는 이름은 아마도 "긴 음"을 의미하는 라틴어 구절인 "미노타 스크립트우라"에서 유래되었을 것이다.[1]
창조
회의 중에는 타이피스트나 법원 기자에 의해 회의록을 작성할 수 있으며, 이들은 속기 기호를 사용한 후 회의록을 작성하여 참가자에게 발행할 수 있다.대신, 회의는 오디오 녹음, 비디오 녹화 또는 그룹의 임명 또는 비공식적으로 할당된 비서가 메모를 할 수 있으며, 회의록은 나중에 작성될 수 있다.많은 정부 기관들이 분 단위 기록 소프트웨어를 사용하여 분 단위 전체를 실시간으로 기록하고 준비한다.
목적
회의록은 단체 또는 단체의 회의에 대한 공식 서면 기록이다.그들은 그 절차의 녹취록이 아니다.회의록에는 로버트의 새로 개정된 주문의 규칙(RONR)을 사용하여, 회원들이 말한 것이 아니라 회의 때 어떤 일이 있었는지에 대한 기록이 주로 포함되어야 한다.[2][3][4]조직은 회의록 내용에 관한 자체 규칙을 가질 수 있다.
대부분의 조직이나 그룹의 경우 회의록이 간결하고 결정사항의 요약만 포함하는 것이 중요하다.[2]말 그대로의 보고서(문자)는 일반적으로 유용하지 않다.조직의 규칙이 요구하지 않는 한, 회의에서의 논의의 요약은 필요하지도 않고 적절하지도 않다.[2]
기업 이사회 등 특정 그룹의 회의록은 반드시 파일에 보관해야 하며 중요한 법률 문서다.[5][6][7]이사회 회의록은 같은 조직 내 일반 회원 회의록과 별도로 보관한다.[8]또한, 회의록은 별도로 보관할 수 있다.[9]위원회는 공식적인 메모를 덜 할 수 있지만 공식적인 회의록을 보관할 필요는 없다.[10]위원회의 경우, 그들의 공식적인 기록은 그들의 모체에 제출된 보고서들이다.
포맷
회의록의 형식은 일반적인 지침이 있기는 하지만 조직이 정한 기준에 따라 달라질 수 있다.[11][12][13]로버트의 질서 규칙에는 분들의 샘플 세트가 포함되어 있다.[14]
일반적으로 회의록은 회의를 개최하는 기관의 이름(예: 위원회)으로 시작하고, 회의 장소, 날짜, 참석자 명단, 의장이 회의를 소집한 시간 등을 포함할 수도 있다.[15]
회의록의 주요 기능은 의사결정을 기록하는 것이므로, 모든 공식적인 결정이 포함되어야 한다.정식 동의안이 발의되고 부결되면 (통과 여부에 관계없이) 이것은 기록된다.[16]투표 집계도 포함될 수 있다.[17]일상적인 운동을 다루는 회의록의 부분은 단지 특정 운동이 "앤에 의해 움직여서 통과되었다"는 것에 주목한다.동의를 초월한 사람의 이름을 반드시 포함시킬 필요는 없다.[16]집계가 포함된 경우 동의안에 대한 찬반 투표인원을 기록하면 충분하지만,[17] 참여자의 이름별 투표참고 요청은 허용될 수 있다.만약 롤콜 투표로 결정이 된다면, 모든 개별 투표는 이름으로 기록된다.[17]정식 투표 없이 일반의 동의에 의해 이루어진다면, 이 사실은 기록될 수도 있다.
회의록은 회의가 휴회된 시간의 메모로 끝날 수도 있다.[18][19]
회의록은 그들에 대한 책임을 지는 사람(종종 비서)이 검토를 위해 후속 회의에서 제출하는 경우가 있다.전통적인 폐막 구절은 "존경하게 제출"(이것은 더 이상 흔하지 않지만), 장교 서명, 타이핑(또는 인쇄된) 이름, 직함 등이 그 뒤를 잇는다.[19][20]
통상 업무 순서나 회의 안건 중 첫 번째 안건 중 하나는 이전 회의록의 열람과 승인이다.회의록이 이전 회의록에서 일어난 일을 반영한다고 그룹 구성원들이 동의(보통 만장일치로)하면 승인되고, 승인 사실은 현재 회의록에 기록된다.[21]중대한 오류나 누락이 있을 경우, 회의록을 다시 작성하여 나중에 다시 제출할 수 있다.정상적인 개정 절차를 이용하여 즉시 경미한 변경을 할 수 있으며, 개정된 회의록은 "개정된 경우"[21] 승인될 수 있다.회의록 초안을 전체 위원에게 미리 보내서 초안 열람에 의해 회의가 지연되지 않도록 하는 것이 보통 적절하다.[19]
참고 항목
참조
인용구
- ^ "Minutes". etymonline.com. Retrieved 15 June 2019.
- ^ a b c "Frequently Asked Questions about RONR (Question 15)". The Official Robert's Rules of Order Web Site. The Robert's Rules Association. Retrieved 2015-12-15.
- ^ 2011년 로버트 페이지 468
- ^ 로버트 3세 2011년 146페이지
- ^ "The Importance of Corporate Minutes". Inc.com. Inc. June 13, 2000. Retrieved 2015-12-16.
- ^ "Internal Revenue Manual - 4.35.2 Audit Techniques for Business Returns". Irs.gov. Internal Revenue Service. May 5, 2006. Archived from the original on December 22, 2015. Retrieved 2015-12-16.
- ^ Carnes, David. "How to File Corporate Minutes". LegalZoom.com. LegalZoom. Retrieved 2015-12-16.
- ^ 로버트 2011, 페이지 460
- ^ 로버트 2011, 페이지 96
- ^ 로버트 3세 2011년 페이지 162
- ^ Sylvester, Nancy. "How to Write and Keep Meeting Minutes". Nancy Sylvester, MA, PRP, CPP-T. Archived from the original on 20 February 2015. Retrieved 2015-12-16.
- ^ Slaughter, Jim. "Minutes Article". Parliamentarian & Parliamentary Procedure Consultant. Jim Slaughter. Retrieved 2015-12-16.
- ^ Jennings, C. Alan. "Meeting Minutes According to Robert's Rules". For Dummies. John Wiley & Sons. Retrieved 2015-12-16.
- ^ 로버트 2011, 페이지 472–473
- ^ 로버트 3세 2011년 페이지 147
- ^ a b 로버트 3세 2011년 페이지 148
- ^ a b c 로버트 3세 2011년 149페이지
- ^ 로버트 2011, 470 페이지
- ^ a b c 로버트 3세 2011년 페이지 150
- ^ 2011년 로버트 페이지 471
- ^ a b "Frequently Asked Questions about RONR (Question 16)". The Official Robert's Rules of Order Web Site. The Robert's Rules Association. Retrieved 2015-12-15.
원천
- Robert, Henry M.; et al. (2011). Robert's Rules of Order Newly Revised (11th ed.). Philadelphia, PA: Da Capo Press. ISBN 978-0-306-82020-5.
- Robert III, Henry M.; et al. (2011). Robert's Rules of Order Newly Revised In Brief (2nd ed.). Philadelphia, PA: Da Capo Press. ISBN 978-0-306-82019-9.
추가 읽기
- American Institute of Parliamentarians (2014). The Complete Minutes Manual. American Institute of Parliamentarians. Archived from the original on 2016-10-14. Retrieved 2016-03-01.
- National Association of Parliamentarians (2009). Pathways to Proficiency - What Was Done at the Meeting: A Guide to Minutes. Independence, MO: National Association of Parliamentarians. ISBN 9781884048562.
- Mina, Eli (2004). Mina's Guide to Minute Taking. Vancouver (Canada): Eli Mina Consulting. ISBN 978-0973442809.