내부 통신
Internal communications내부 통신(IC)은 조직 내 참가자 사이의 효과적인 통신을 담당하는 기능이다. 그 기능의 범위는 경영진을 대표하여 메시지와 캠페인을 제작하고 전달하는 것에서부터 쌍방향 대화를 촉진하고 조직 참여자의 의사소통 능력을 개발하는 것까지 조직과 실무자에 따라 다양하다.
내부 커뮤니케이션은 효과적인 정보 유통과 조직 내 참여자 간의 협업을 담당하는 프로세스 그룹에 의해 의미한다. 내부 커뮤니케이션에 대한 현대적 이해는 그 자체의 분야로, 관련 직업의 이론과 실천, 언론학, 지식 경영학, 홍보(예: 미디어 관계), 마케팅, 인적 자원뿐만 아니라 더 넓은 조직학, 커뮤니케이션 이론, 사회심리학, 사회학, 폴리(poli)를 그린다.지질 과학
내부 통신의 역사
영국의 레버 브라더스와 뉴욕 버팔로의 라킨 비누 회사만큼 멀리 떨어져 있는 빅토리아 시대 비누 제조업체들의 문화 제작에서 입증된 대기업들은 회사 직원들의 자부심과 일체감을 고취한 오랜 역사를 가지고 있다.
내부 커뮤니케이션은 근본적으로 경영상의 규율이지만 조직 이론의 별개의 규율으로서 비교적 젊다. 스탠퍼드대 부교수 알렉스 헤론의 직원과 정보 공유(1943)는 관련 요소에만 초점을 맞춘 교과서 중 특출한 것이다. 1970년대 학계에서는 이 과목이 더 많은 관심을 끌었지만, 2000년대 이후 비로소 직원들의 의사소통이 학자들 사이에서 상당히 주목을 받게 되었다.
룩과 왁슬리는 2013년에 글을 쓰면서 19세기 말 직원 출판의 시대에서 그 기강이 어떻게 발전했는지 탐구한다. 조직이 복잡해짐에 따라 직원들과 소통하려는 자극이 커졌고 점점 더 전문화된 기강이 출현하게 되었다.[1]
조직에서 IC의 역할
IC 관리자나 IC 팀의 업무는 장소마다 다르며, 그들이 봉사하는 조직의 필요에 따라 달라질 것이다. 하나는 IC 기능이 '내부 마케팅'(즉, 참여자들을 조직의 경영 비전으로 끌어들이려는 시도)의 역할을 수행할 수 있고, 다른 하나는 채널 관리자로서의 '논리적인' 서비스를 수행할 수 있으며, 다른 하나는 주로 전략 고문 역할을 할 수 있다. 케빈 룩은 그 역할이 조직의 귀와 직원 목소리를 위한 통로 역할을 포함할 수 있다고 주장한다.[2]
관리형 의사소통과 팀 간의 정기적인 상호 작용 또는 관리자와 부하 직원 간의 상호작용을 실질적으로 구분할 수 있다. 민즈버그는[3] 의사소통이 특히 정보 사회에서 관리자의 업무에 내재되어 있다는 사실에 대해 말한다. 직장 내 대인관계 통신은 필립 클램핏[4], 하기와 투리쉬 등 작가들이 탐구한다.[5]
조직들이 내부 소통에 신경을 써야 하는 이유는 여러 가지가 있다.[6] 직원들은 조직의 심장과 영혼이기 때문에 그들의 필요에 주의를 기울이는 것이 중요하다. 참여적이고 헌신적인 직원 노동력이 증가하고 비즈니스 성과를 촉진한다. 직원 참여는 직원 성과 향상, 이직률 감소, 경쟁우위 제공 등을 장려한다. 어려운 경제에서도 기업들은 높은 성과를 창출하고 유지할 필요가 있다. 연구는 미국과 영국 2008년에서 행해진 'employee'오해의"사업에 대한 규모와 영향","행동하거나 잘못 해석되거나(오해를 받고 있는 직원에 의해 취해 또는 회사 정책, 업무 절차 그리고/또는 직업 기능에 대한 그들의 이해)에 자신감이 부족하여 오해를 하고 있었다"로 정의된다고 밝혔다.[7]
중요한 것은, 일반적으로 조직들이 그들의 노동자들과 소통해야 하는 법적 요건이 있다는 것이다. 예를 들어, 유럽의 대규모 조직에서는 EU가 노동자의 통보와 자문을 받을 권리에 대해 매우 구체적인 조항을 만들었다(직접 94/45/EC on Works Councils).[8]
효과적인 내부 커뮤니케이션은 일반적으로 직원 참여(예: 영국 정부가 후원하는 Macleod Report 참조)[9]를 개선하고 따라서 생산성, 직원 유지 또는 외부 옹호 측면에서 조직에 중요한 가치를 추가하기 위해 실무자들이 이해한다.
Quirke(2008)에서 지적한 바와 같이:[10] "전통적으로 내부 통신은 '트루프'에 대량 배포하기 위한 메시지로 경영 결론의 발표와 경영진의 사고 포장에 초점을 맞춰왔다." 연구는 이 IC의 '방송' 모델의 가치에 한계가 있음을 보여준다. 피드백 루프가 없고 일선 감독관이나 팀장들의 적극적인 참여와 조정 능력을 활용하지 않는다면, 방송은 일선 직원들-예: 라킨과 라킨(1994)을 참조하는 것보다 상급자와 중간 관리자들에게 영향을 미치는 데 더 효과적인 경향이 있다.[11]
IC 기능이 조직 내에서 성숙함에 따라 Stohl(1995)에 따라 조직 전체에서 "상향", "하향", "상향" 및 "상향" 대화를 촉진하는 데 더 큰 역할을 하게 될 수 있다.[12] 조직은 IC가 외부 평판 관리에 있어 역할을 하는 것으로 점점 더 보고 있다. Joep Cornelissen은 그의 책 "Company Communications[13]"에서 명성과 내부 대화 사이의 관계를 다룬다. 이러한 경향은 예를 들어 스코블과 이스라엘의 작업에서와 같은 소셜 미디어를 중심으로 한 새로운 '정상'과 고객 기대치가 도래하면서 그 잠재력을 최대한 발휘한다.[14] 시장조사기관 MORI도[15] 마찬가지로 직원 지지가 조직의 외부 평판에 미치는 영향을 강조해 왔다.
IC 관리자들은 고위 지도자들이 자신의 결정이 대내외적으로 어떻게 인식될지에 대해 전략적으로 생각할 수 있도록 돕는다. 강력한 IC 능력에 의해 추가된 가치는 일반적으로 긍정적인 직원 참여에 기여하는 것으로 설명된다.
내부 커뮤니케이션 전략
위에서 제시한 바와 같이, 조직에서 어떤 성과를 달성해야 하는가에 대한 본질적인 문제에 근거하여 직원 커뮤니케이션 전략을 수립한다. 구체적으로, 많은 실무자들은 '출력'이 아닌 '아웃바운드'라는 관점에서 이야기한다. 그들의 관심사는 IC 팀이 어떤 도구나 콘텐츠를 생산해야 하는지가 아니라 직원들로부터 어떤 조치가 필요한가 하는 것이다. 일부 작가들은 DO-FEL-KOWN 도전에 대해 이야기한다.[16] 새로운 비즈니스 전략을 지원하거나, 안전한 관행을 따르거나, 특정 고객 경험을 제공하기 위해 인력진이 필요한 조치를 취할 수 있다. 내부 의사소통자의 역할은 스태프에게 요구되는 행동을 식별한 다음, 어떤 감정적, 정보적 요구가 스태프가 원하는 행동을 채택하는 데 도움이 될지를 고려하는 것이다.[2]
그러면 특정 프로젝트 또는 프로그램은 다음에 대한 통찰력을 포함하는 세부 계획을 개발할 것이다.
- 청중(또는 대중) - 우리가 누구에게 영향을 미칠 필요가 있으며 그들에게 무엇이 중요한가
- 메시지 - 직원이 원하는 행동을 따르도록 영감을 줄 수 있는 아이디어
- 전반적인 접근 방식 - 예를 들어, 캠페인 접근법이 필요한가, 아니면 단순히 내부 출판물에 몇 개의 기사를 사용할 수 있을 것인가? 사람들에게 말하거나, 흥분시키거나, 그들의 의견을 묻는 의도가 있는가?
- 채널 선택 사항
- 시간 계산 및 리소스
- 평가 및 추적 - 결과를 달성하고 있는지 어떻게 알 수 있는가?
메시지 분배
공식 채널은 일반적으로 네 가지 광범위한 범주 중 하나로 분류된다.[citation needed]
- 전자: 컴퓨터, 전화, 텔레비전 또는 기타 장치에 의해 전자적으로 전달 및/또는 접근되는 통신. 예를 들어 이메일, 인트라넷, 비디오 및 웹캐스트, DVD, 전자 뉴스레터, 팟캐스트, 블로그, 위키, 음성 메일, 컨퍼런스 콜, SMS 문자 메시지, 스크린세이버 메시징, 데스크톱 뉴스 피드, 내부 소셜 미디어 툴 및 팀 채팅 툴이 있다.
- 인쇄: 용지 기반 통신. 예를 들면 잡지, 뉴스레터, 브로셔, 엽서 및 기타 '책상 드롭', 포스터, 메모, 통신 팩 또는 라인 매니저를 위한 '툴키트' 등이 있다.
- 대면: 사람들이 물리적으로 참석하는 일대일 포럼과 일대다 포럼. 팀 회의나 브리핑, 컨퍼런스, 현장 방문, '백 투 플로어', 자문 포럼, '갈색 가방' 점심, 원탁 토론, '타운 회의' 등의 '캐스케이드' 등이 그 예다.
- 작업영역: 작업 환경. 예로는 게시판, 플라스마 및 LCD 화면, 액세서리(예: 마우스 매트), 윈도우 스티커 등이 있다.
비공식적 채널은 소셜 네트워크의 비선형적 역학을 반영하며, 공식 채널보다 많지는 않더라도 종종 토론과 대화를 자극하고 창조할 가능성이 더 높다. 채널은 소문-밀, 수냉식 대화, 소셜 네트워킹, 그래피티, 스푸핑 뉴스레터 등을 통해 자신을 드러낼 수 있다.
채널 선택
어떤 내부 통신자가 직면하게 될 주요 도전과제 중 하나는 청중과 메시지 모두에 적합한 채널과 채널의 적절한 조합을 어떻게 선택하는가 하는 것이다. Bill Quirke는[10] 간단한 안내서를 제공한다; Week에게[17] 이 기본적인 통찰력에 대한 이론적 근거를 참조하라.
실무적 고려사항은 다음과 같다.
- 가용성: 조직 내에 이미 존재하거나 효과적으로 도입할 수 있는 채널은 무엇인가?
- 청중: 그들은 누구며, 어디에 기반을 두고 있으며, 정보에 접근하는 것을 어떻게 선호하며, 제안된 채널이 그들에게 접근하여 참여하는데 얼마나 효과적일 것인가?
- 목표: 메시지 결과로 사람들이 무엇을 배우고, 생각하고, 느끼고, 하기를 원하는가?
- 내용: 메시지의 맥락과 내용은 무엇인가? (예를 들어, 민감한 메시지는 문자 메시지가 아닌 직접 대면하여 전달되어야 할 수 있다.)
- 타이밍: 메시지가 얼마나 급한가? (예를 들어, 중요한 메시지의 신속한 배포가 필요한 위기 상황에서의 통신)
교통통제
일반적인 대형 조직 IC 기능은 각 내부 채널을 통해 흐르는 정보의 양을 감시하고 제한하며, 해당 채널에 관여하는 청중에게 주어진 메시지의 관련성과 메시지의 긴급성과 영향에 따라 우선순위를 정한다. 그러한 조직은 일반적으로 채널(인트라넷 뉴스 또는 이메일 등)이 부적절하고 가치가 낮은 메시지에 과도하게 사용되어 중요한 청중 그룹이 이를 걸러낼 위험에 직면한다.
채널 개발 및 관리
IC 팀은 종종(그러나 항상은 아님) 조직의 여러 통신 채널의 관리 및 개발에 대한 책임을 진다. 사용 가능한 미디어의 범위는 넓고 새로운 전자 미디어와 함께 빠르게 증가하고 있다. 처음에 IC는 조직의 기존 자원, 일반적으로 인트라넷, 이메일 배포 및 뉴스레터에 집중하는 경향이 있다.
채널 개발과 관리의 한 가지 공통적인 요소는 공급자 관계 관리를 포함한다 - 조직 외부의 기관들은 일반적으로 시청각 또는 인쇄 제작과 같은 하나의 주요 채널 영역에서 전문화한다.
라인 매니저 '캐스케이드'
지역 감독관에게 정보를 보내 부패, 해석 또는 일탈 없이 전달하기를 기대하는 것은 오랫동안 '캐스케이드된' 내부 커뮤니케이션의 주안점이었다(예를 들어, 영국의 산업 협회, 지금 더 워크 재단, 경영자들에게 무엇을 해야 할 지에 대한 매우 명확한 지시를 내리는 데 초점을 맞추었다).Ay and how to say it). 그러나, 근래에는 사고가 발전하여 문학은 권위와 영향이 거의 없을 메시지의 계단식 관리보다는 토론을 촉진하는 관리자에게 힘을 실어주는 데 초점을 맞추고 있다(이것은 라킨 & 라킨의 저술에서 특히 강한 주제다).[11] Clampitt(2005)는 관리자들이 직원들과 의사소통하기 위해 사용하는 3가지 접근방식을 나열한다.[4]
직원 의사소통은 상급자와 상관없이 모든 라인 관리자에게 중요한 기술이다.[18] 다른 기술과 마찬가지로 그것은 훈련과 개발을 필요로 한다. 종종 조직은 관리자의 의사소통 능력을 개발하는데 적절한 시간과 노력을 투자하지 않는다. 이것은 너무 자주 매니저들로 하여금 '내부 통신 부서'와의 통신에 대한 책임을 포기하게 하고 팀 내에서의 논의를 용이하게 하는 데 대한 자신감의 결여로 이어진다. 이는 다음과 같은 이슈에 대한 논쟁을 불러일으킨다.
- 감독 관계 및 조직 커뮤니케이션의 속성
- 공식 커뮤니케이션 채널로서의 관리자의 힘
- 관리자 역할에서 관리자를 가장 잘 지원하는 방법
피츠패트릭과 발스코프는[19] 강력한 매니저 커뮤니케이션 시스템이 다음과 같은 5가지 필수적인 문제를 해결하려고 한다고 주장한다.
- 관리자들은 일반적으로, 그리고 특정한 경우나 주제에 대한 의사소통이 자신의 역할의 일부라는 것을 이해하고 있는가?
- 관리자가 팀과 동일한 자료를 제공받는 것이 아니라 보다 상세한 배경이나 상황에 접근할 수 있는가?
- 관리자들은 자신의 역할을 지원하기 위한 교육이나 개발을 받았는가?
- 관리자에게 업무를 보다 쉽게 수행할 수 있는 자료가 제공되고 있는가?
- 그들의 피드백에 어떤 주의를 기울였는가?
소셜 미디어
소셜 미디어는 내부 커뮤니케이션 분야에서 점점 더 논의되고 있다. 그러나, 직원 커뮤니케이션의 계획된 캠페인의 일환으로 그것이 성공적으로 사용되고 있는지에 대한 문서화된 학술적 증거는 거의 없으며, 디지털 미디어와 혼동되는 경우가 많다. www.simply-communicate.com, www.melcrum.com 등 다수의 상업용 웹사이트에 게재된 사례연구가 있으며, 룩의 '내부 커뮤니케이션 탐구'에 트레이시 플레이어가 이 주제에 대해 유용한 챕터가 있다.[2]
기타 협업 소프트웨어
2012년 이후, 일반적으로 직장 그룹 채팅 앱이나 협업 소프트웨어로 분류되는 여러 통신 기술이 등장하였다.
메시지 설계 및 생산
조직에 대한 기본적인 IC 서비스는 조직의 참여자들이 작성한 메시지를 미세 조정하거나 그들을 대신하여 새로운 자료를 입안하는 편집 서비스로 시작한다. IC 실무자들은 특히 많은 참가자들이 제2외국어 또는 제3외국어로 활동할 수 있는 조직에서 기본 문법 등을 간단히 수정할 수 있다. 아니면 그들은 그것을 집 스타일이나 그에 상응하는 브랜드인 '목소리 톤'에 맞게 재작업할 수도 있다. 관련된 기술 집합은 저널리즘, 카피라이터, 영화 또는 인쇄물 제작과 같은 미디어 전문직과 밀접한 관련이 있다. 메시지 설계는 반복적일 수도 있고 승인 프로세스에 다양한 참여자를 포함할 수도 있다.
프로젝트 커뮤니케이션
IC 실무자는 통신 또는 계약 구성요소를 포함하는 프로젝트의 단계를 지원하기 위해 특정 프로젝트 팀에 보조될 수 있다. 프로젝트 커뮤니케이터는 프로젝트에 대한 의사소통 목표와 이정표, 중요한 이해관계자(전체 모집단의 상위 개인 또는 대규모 그룹/부문)의 지도, 그리고 프로젝트 참가자들에게 작업에 대한 하나의 일관성 있는 메시지를 안내하는 메시지 프레임워크를 작성할 수 있다. 그들은 또한 평판 위험과 의도하지 않은 상황을 다루는 준비 비상 계획에 대한 프로젝트의 총 위험 '로그'에 기여할 수 있다.
통신 변경
의사소통을 주제로 한 대부분의 작가들은 변화에 대한 생각을 이야기한다. 대부분의 의도적인 의사소통은 어떤 종류의 변화를 일으키기 위한 목적으로 일어난다. 그러나 내부 커뮤니케이션의 많은 실무자들은 변화와 변혁을 구별한다.
윌리엄 브리지스와 같은 작가들의 작품을 그리면서, 실무자들은 '변화'를 조직 내에서 무언가를 바꾸는 행위(새로운 IT 시스템의 도입이나 사무실 폐쇄 등)로 이야기하며, '변화'를 변화에 대처하는 과정의 일부로 개인이 통과하는 과정으로 묘사한다. 그 두 용어를 서로 바꾸어 사용하는 것은 약간의 혼란을 야기한다. 변화 의사소통을 전문으로 하는 의사소통자들은 행동 변화에 관심을 갖는 경향이 있고 심리학적 모델에 크게 의존하게 될 것이다.
헤레로와[20] 퀴르케에 의한 이 지역의 실천에 관한 논쟁에 중요한 공헌이 있다.[21]
위기 커뮤니케이션
조직은 때때로 브랜드 가치를 떨어뜨리거나 심지어 조직을 끝낼 수 있는 계획되지 않은 평판 위기에 직면한다. 이러한 순간에는 직원들의 친구나 친지들이 행사 설명을 구하고, 재능과 의욕에 찬 참여자들이 조직에 남아있을지 여부를 고민하는 등 내부 선거구의 지지가 특히 소중해진다.
미디어 관계나 PR과 마찬가지로, 위기에서 IC가 하는 역할은 결정적인 도전에 응하기 때문에 조직의 성패에 결정적인 영향을 미칠 수 있다. IC 기능이 성숙한 조직은 상황 세부 사항에 맞게 조정할 수 있는 비상사태 계획을 수립할 수 있다. 또한 '잘 구부러짐'과 잘 정비된 라인 관리 커뮤니케이션 능력을 갖추고 있어 위기 커뮤니케이션을 더욱 효과적으로 만들 가능성이 높다. 덜 성숙된 IC 기능은 투자자나 고객 같은 중요한 이해당사자들이 조직을 버릴 가능성이 더 높은 것으로 보일 때 고위 지도자들의 관심을 내부 청중에게 집중시키기가 어려울 수 있다.
계획되지 않은, 그리고 대개는 부족한 자원을 제공받지만, 위기에서 IC 기능의 대응의 품질은 종종 조직 내에서 IC 기능의 성숙에 결정적인 영향을 미친다. 효과적인 대응은 IC가 위기 이후 고위 지도자들의 우선 순위 리스트를 올려준다.
내부 통신 역할
최근 몇 년 동안 내부 통신의 관행이 전문화되었다.
Ulrich 모델과 마찬가지로, IC는 '비즈니스 파트너링' 관계를 통해 제공될 수 있으며, 전략적 계획 및 프로젝트 전달과 관련된 IC 문제에 대해 주어진 기능 또는 유닛의 조언자 역할을 할 수 있다. 논의 중인 전개에 이해관계가 있는 방청객 대표로서, 이는 점령하기에 어색하면서도 특권적인 입장이 될 수 있어 외교력과 객관성의 능력이 요구된다.
IC 협회 및 인증
표준을 만들고 유지하기 위해 다양한 훈련 과정과 정식 자격요건이 마련되었지만, 아직 세계적으로 인정받는 내부 통신 자격요건은 없다.
영국에서는 이 직업을 대표하는 인증기관이 경쟁적 자격을 제공한다. 영국의 차터드 홍보 연구소는 졸업장과 자격증 과정을 포함한 내부 커뮤니케이션에서 훈련과 자격을 제공한다.[22] 런던 킹스턴 대학의 내부 통신 관리학 석사 과정도 있다.[23]
유럽에서는 스위스 루가노 대학과 네덜란드 로테르담 경영대학에서 관련 강좌가 개설돼 있다.[24]
아시아에서 내부 커뮤니케이션은 싱가포르와 홍콩과 같은 선진국의 전문가가 거의 없는 초창기 분야로 싱가포르 비즈니스 어드바이저 및 컨설턴트 협회의 승인을 받았다.
전문 IC 협회로는 내부 커뮤니케이션 연구소, 국제 비즈니스 커뮤니케이션 협회(IABC) 등이 있다. 2013년에 IABC는 인가된 비즈니스 통신사 자격을 종료했지만 2014년 가을에 전략적 통신사 인증 프로그램을 시작할 계획이었다.[citation needed]
동의어[25]
IC는 직원 커뮤니케이션, 직원 참여, 직원 관계, 내부 마케팅, 회사 커뮤니케이션, 직원 커뮤니케이션 등으로 다양하게 지칭될 수 있다. IC에 대한 책임은 마케팅, 기업 커뮤니케이션, 혁신, 인사 및 CEO 사무소를 포함한 다양한 확립된 기능 내에 있을 수 있다. 내부 통신 기능에는 쓰기, 마케팅, 이벤트 조직, 웹 생산, 촉진, 광고, 이해관계자 관리, 기업의 사회적 책임, 브랜딩 및 커뮤니케이션 훈련과 같은 몇 가지 기술이 필요할 수 있다.
참고 항목
참조
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추가 읽기
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