문서관리시스템

Document management system
「디지털 아카이브」는, 여기서 리다이렉트 됩니다.디지털 미디어의 장기 보관에 대해서는, 디지털 보존을 참조해 주세요.
「EDMS」는 여기서 리다이렉트 됩니다.ICAO 약자 "EDMS"의 공항의 경우 Straubing Wallmühle Airport를 참조하십시오.

문서관리시스템(DMS)은 문서를 수신, 추적, 관리 및 저장하고 용지를 줄이기 위해 사용되는 시스템입니다.대부분은 다른 사용자에 의해 작성 및 변경된 다양한 버전의 기록을 유지할 수 있습니다(이력 추적).디지털 문서 관리의 경우, 이러한 시스템은 컴퓨터 프로그램을 기반으로 합니다.이 용어는 콘텐츠 관리 시스템의 개념과 몇 가지 겹칩니다.이는 종종 엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM) 시스템의 구성요소로 간주되며 디지털 자산 관리, 문서 이미징, 워크플로우 시스템 및 레코드 관리 시스템과 관련이 있습니다.

역사

1980년대부터 많은 벤더가 종이 기반 문서를 관리하기 위한 소프트웨어 시스템을 개발하기 시작했습니다.이러한 시스템은 인쇄 및 발행된 문서뿐만 아니라 사진, 인쇄물 등을 포함한 종이 문서를 다루었습니다.

이후 개발자들은 컴퓨터에서 작성되고 종종 사용자의 로컬 파일 시스템에 저장되는 모든 문서 또는 파일을 관리할 수 있는 두 번째 유형의 시스템을 작성하기 시작했습니다.최초의 전자 문서 관리(EDM) 시스템은 독자적인 파일 형식 또는 제한된 수의 파일 형식을 관리했습니다.이러한 시스템의[when?] 대부분은 이미지 파일 형식의 캡처, 저장, 인덱싱 및 검색에 중점을 두었기 때문에 나중에 문서 이미징 시스템으로 알려지게 되었습니다.EDM 시스템은 네트워크에 저장할 수 있는 모든 유형의 파일 형식을 관리할 수 있는 지점으로 발전했습니다.애플리케이션은 전자 문서, 협업 도구, 보안, 워크플로우 및 감사 기능을 포함하도록 확장되었습니다.

이러한 시스템을 통해 조직은 팩스와 폼을 캡처하고, 문서의 복사본을 이미지로 저장하며, 이미지 파일을 저장소에 저장하여 보안 및 빠른 검색을 수행할 수 있습니다(시스템이 캡처 프로세스에서 문서로부터의 텍스트 추출을 처리했기 때문에 검색이 가능했으며, 텍스트 인덱서 기능은 다음을 제공합니다).d 텍스트 표시 기능).

많은 EDM 시스템이 원어민 파일 형식(Microsoft Word 또는 Excel, PDF)으로 문서를 저장하지만 일부 웹 기반 문서 관리 시스템은 HTML 형식으로 콘텐츠를 저장하기 시작하고 있습니다.이러한 HTML 기반 문서 관리 시스템은 출판 시스템 또는 정책 관리 [1]시스템 역할을 할 수 있습니다.콘텐츠를 캡처하려면 브라우저 기반 편집기를 사용하거나 HTML 콘텐츠가 아닌 콘텐츠를 가져오거나 변환해야 합니다.문서를 HTML로 저장하면 대부분의 검색 엔진이 기본적으로 HTML을 처리하므로 전체 텍스트 워크플로우를 단순화할 수 있습니다.HTML 스토리지 포맷이 없는 DMS는 전문 검색 워크플로우를 약간 더 복잡하게 만드는 자체 포맷에서 텍스트를 추출하기 위해 필요합니다.

부울 쿼리, 클러스터 분석 등의[2] 검색 기능은 사용자가 인터넷 검색에 익숙해져 콘텐츠 구성에 소비하는 시간이 줄어들면서 DMS의 중요한 구성요소가 되었습니다.

구성 요소들

문서 관리 시스템은 일반적으로 저장소, 버전 관리, 메타데이터, 보안은 물론 인덱싱 및 검색 기능을 제공합니다.다음은 이들 컴포넌트에 대한 설명입니다.

주제 묘사
메타데이터 메타데이터는 일반적으로 각 문서에 대해 저장됩니다.예를 들어 메타데이터에는 문서가 저장되는 날짜와 문서를 저장하는 사용자의 ID가 포함될 수 있습니다.DMS는 문서에서 메타데이터를 자동으로 추출하거나 사용자에게 메타데이터를 추가하라는 메시지를 표시할 수도 있습니다.일부 시스템은 스캔한 이미지에 광학 문자 인식을 사용하거나 전자 문서에서 텍스트 추출을 수행합니다.추출된 텍스트는 사용자가 가능한 키워드를 식별하거나 전체 텍스트 검색 기능을 제공하여 문서를 찾는 데 도움이 될 수 있으며, 자체적으로 사용할 수도 있습니다.추출된 텍스트는 메타데이터의 컴포넌트로 저장하거나 문서와 함께 저장하거나 문서 [3]수집을 검색하기 위한 소스로 문서와 별도로 저장할 수도 있습니다.
통합 많은 문서 관리 시스템은 문서 관리 기능을 다른 응용 프로그램에 직접 제공하려고 합니다.이것에 의해, 유저는, 문서 관리 시스템 저장소에서 직접 기존의 문서를 취득해, 변경을 가하고, 변경된 문서를 새로운 버전으로 저장소에 보존할 수 있습니다.이 모든 것이 애플리케이션을 떠나지 않습니다.이러한 통합은 일반적으로 ODMA, LDAP, WebDAV 및 SOAP 또는 RESTful 웹 [4][5]서비스와 같은 개방형 표준을 사용하는 애플리케이션 프로그래밍 인터페이스(AP)를 통해 워크플로우 관리 및 콘텐츠 관리 시스템과 같은 다양한 소프트웨어 도구에서 사용할 수 있습니다.
캡처 캡처에는 주로 스캐너 또는 다기능 프린터에서 종이 문서의 이미지를 받아 처리하는 작업이 포함됩니다.OCR(광학식 문자 인식) 소프트웨어는 디지털 이미지를 기계 판독 가능한 텍스트로 변환하기 위해 하드웨어에 통합되거나 독립 실행형 소프트웨어로 사용되는 경우가 많습니다.OMR(광학식 마크 인식) 소프트웨어를 사용하여 체크 박스 또는 버블 값을 추출할 수 있습니다.또, 전자 문서나 그 외의 컴퓨터 베이스의 파일의 [6]수령을 수반될 수 있습니다.
데이터 검증 데이터 검증 규칙은 문서 오류, 서명 누락, 이름 철자 오류 및 기타 문제를 확인할 수 있으며, 데이터를 DMS로 가져오기 전에 실시간 수정 옵션을 권장합니다. 데이터 [7][8]검증의 일부로 조정 및 데이터 형식 변경 형태의 추가 처리를 적용할 수도 있습니다.
색인화 색인화는 전자 문서를 추적합니다.색인화는 고유한 문서 식별자를 추적하는 것만큼 간단할 수 있지만, 종종 문서의 메타데이터를 통해 또는 문서의 내용에서 추출된 단어 색인을 통해 분류하는 더 복잡한 형식을 취합니다.인덱싱은 주로 정보 조회 및 검색을 지원하기 위해 존재합니다.신속한 검색을 위해 중요한 영역 중 하나는 인덱스 토폴로지 또는 [9]스킴의 작성입니다.
보관소 전자 문서를 저장합니다.문서 저장소에는 종종 동일한 문서의 관리가 포함됩니다. 저장 위치, 저장 기간, 저장 매체 간의 문서 마이그레이션(계층 저장소 관리) 및 최종 문서 파괴가 포함됩니다.
취득 저장소에서 전자 문서를 가져옵니다.특정 문서를 검색하는 개념은 간단하지만, 전자 컨텍스트에서의 검색은 매우 복잡하고 강력할 수 있습니다.사용자가 고유한 문서 식별자를 지정할 수 있도록 허용하고 시스템이 기본 색인(또는 데이터 저장소의 색인화되지 않은 쿼리)을 사용하여 [9]문서를 검색하도록 함으로써 개별 문서의 간단한 검색을 지원할 수 있습니다.보다 유연한 검색을 통해 사용자는 문서 식별자 및/또는 예상 메타데이터의 일부를 포함하는 부분 검색어를 지정할 수 있습니다.일반적으로 사용자의 검색어와 일치하는 문서 목록을 반환합니다.일부 시스템에서는 문서 내용 내에 존재할 것으로 예상되는 여러 키워드 또는 예제 구문을 포함하는 부울식을 지정하는 기능을 제공합니다.이러한 종류의 질의에 대한 검색은 이전에 작성된 [9]인덱스에서 지원되거나 잠재적으로 관련된 문서 목록을 반환하기 위해 문서 내용을 검색하는데 시간이 더 많이 걸릴 수 있습니다.문서 검색을 참조하십시오.
분배 배포할 수 있는 문서는 쉽게 변경할 수 없는 형식이어야 합니다.문서의 원본 마스터 복사본은 일반적으로 배포에 사용되지 않습니다. 문서 자체에 대한 전자 링크가 더 일반적입니다.문서가 규제 환경에서 전자적으로 배포되는 경우, 추적가능성 및 버전 관리를 포함한 추가 기준을 충족해야 한다.[10]문서의 무결성이 필수적인 경우, 이 접근방식은 문서를 상호 교환하는 두 시스템에 모두 적용됩니다.
보안. 문서 보안은 많은 문서 관리 애플리케이션에서 매우 중요합니다.특정 문서에 대한 컴플라이언스 요구 사항은 문서 유형에 따라 매우 복잡할 수 있습니다.예를 들어 미국에서는 ISO 9001 및 ISO 13485와 같은 표준과 미국 식품의약국 규제가 문서 관리 프로세스를 어떻게 [11]다루어야 하는지를 규정한다.문서 관리 시스템에는 관리자가 특정 사용자 또는 사용자 그룹에게만 유형에 따라 문서에 액세스할 수 있는 권한 관리 모듈이 있을 수 있습니다.인쇄 또는 PDF 작성 시 문서 마킹은 변경 또는 의도하지 않은 사용을 방지하기 위해 필수적인 요소입니다.
워크플로우 워크플로우는 복잡한 프로세스이며, 일부 문서 관리 시스템에는 기본 제공 워크플로[12] 모듈이 있거나 워크플로 [5]관리 도구와 통합할 수 있습니다.워크플로우에는 다양한 유형이 있습니다.사용방법은 전자문서관리시스템(EDMS)이 적용되는 환경에 따라 달라집니다.수동 워크플로우를 사용하려면 사용자가 문서를 보고 발송 대상을 결정해야 합니다.규칙 기반 워크플로우를 통해 관리자는 조직을 통해 문서의 흐름을 지시하는 규칙을 작성할 수 있습니다. 예를 들어, 청구서는 승인 프로세스를 거친 후 계정 지급 가능 부서로 라우팅됩니다.동적 규칙을 사용하면 워크플로 프로세스에서 분기를 만들 수 있습니다.간단한 예로는 청구서 금액을 입력하고 금액이 특정 설정 금액보다 작을 경우 조직을 통과하는 다른 경로를 따릅니다.고급 워크플로우 메커니즘은 이러한 규칙이 적용되는 동안 내용을 조작하거나 외부 프로세스를 알릴 수 있습니다.
콜라보레이션 콜라보레이션은 EDM에 내재되어 있어야 합니다.콜라보레이션 EDMS는 기본적인 형태로 허가된 사용자가 문서를 취득하여 작업할 수 있도록 해야 합니다.문서에 대한 작업을 수행하는 동안 다른 사용자가 액세스할 수 없도록 차단해야 합니다.다른 고급 형태의 공동작업은 실시간으로 작동하므로 여러 사용자가 동시에 문서를 보고 수정(또는 마크업)할 수 있습니다.결과 문서는 모든 사용자의 추가를 포함하여 포괄적입니다.문서 관리 시스템 내에서의 공동작업은 공동작업 세션 중 각 사용자의 다양한 마크업이 기록되므로 문서 이력을 [13]감시할 수 있습니다.
버전 관리 버전 관리는 문서 관리 시스템에서 문서를 체크인하거나 체크인하는 프로세스로, 사용자가 이전 버전을 검색하고 선택한 지점부터 작업을 계속할 수 있습니다.버전 관리는 시간이 지남에 따라 변경되어 업데이트가 필요한 문서에 유용하지만 이전 사본으로 [13]돌아가거나 참조해야 할 수도 있습니다.
검색 중 검색은 템플릿 속성 또는 전체 텍스트 검색을 사용하여 문서 및 폴더를 찾습니다.다양한 속성 및 문서 내용을 사용하여 문서를 검색할 수 있습니다.
연합 검색 이는 검색 기능을 확장하여 여러 소스 또는 기업 [14]내 여러 DMS에서 결과를 도출할 수 있는 기능을 말합니다.
출판 문서 공개에는 교정, 동료 또는 공개 검토, 승인, 인쇄 및 승인 등의 절차가 포함됩니다.그 단계들은 신중함과 논리적 사고를 보장한다.취급 부주의로 인해 문서의 정확성이 저하되어 사용자와 독자가 오해하거나 당황할 수 있습니다.법 규제 산업에서는 일부 절차가 해당 서명과 문서가 서명된 날짜에 의해 증명된 바와 같이 완료되어야 합니다.상세한 [15][16]것에 대하여는, ICS 01.140.40 및 35.240.30 의 ISO 디비전을 참조해 주세요.

공개된 문서는 특정 지식이나 도구 없이 쉽게 변경할 수 없는 형식이어야 하며 읽기 전용이거나 [17]휴대성이 있어야 합니다.

하드 카피 재생 문서/이미지 재생은 문서 관리 시스템 내에서 필요한 경우가 많으며 지원되는 출력 장치 및 재생 [18]기능을 고려해야 합니다.

표준화

많은 산업 협회가 특정 분야에서 사용되는 특정 문서 관리 표준의 자체 목록을 게시합니다.다음은 관련 ISO 문서 목록입니다.디비전 ICS 01.140.10 및 01.140.20.[19][20]ISO는 또한 01.110 [21]중분류에서 다루는 기술 문서와 관련된 일련의 표준을 발표했습니다.

  • ISO 2709 정보 및 문서– 정보 교환용 형식
  • ISO 15836 정보 및 문서– 더블린 코어 메타데이터 요소 세트
  • ISO 15489 정보 및 문서– 레코드 관리
  • ISO 21127 정보 및 문서– 문화재 정보 교환을 위한 참조 온톨로지
  • ISO 23950 정보 및 문서– 정보 검색 (Z39.50)– 애플리케이션 서비스 정의 및 프로토콜 사양
  • ISO 10244 문서 관리– 비즈니스 프로세스 기준 설정 및 분석
  • ISO 32000 문서 관리– 휴대용 문서 형식
  • 정보보안관리시스템용 ISO/IEC_27001 규격

문서 관리

정부 규제는 특정 업종에 종사하는 기업들이 서류를 관리하도록 요구한다.이러한 산업에는 회계(예: 제8차 EU 지침, 사르베인-)가 포함됩니다.옥슬리법), 식품안전(예: 미국의 식품안전현대화법), ISO(상기 언급), 의료기기제조(FDA), 혈액, 인체세포 및 조직제품(FDA), 의료(JCAHO), 정보기술(ITIL)[22]의 제조.개인 정보 보호, 보증 또는 기타 고도로 규제된 목적을 위해 보관하는 정보의 유형 때문에 엄격한 문서 관리 요건 하에서 작업하는 산업도 있습니다.예를 들어 HIPAA가 요구하는 보호보건정보(PHI)나 보증기간에 필요한 건설 프로젝트 문서 등이 있습니다.정보 시스템 전략 계획(ISSP)은 중장기적으로 [23]조직 정보 시스템을 형성할 수 있습니다.

문서 관리 시스템에 저장된 문서(예: 절차, 작업 지침 및 정책 설명서)는 관리 중인 문서의 증거를 제공합니다.이를 준수하지 않을 경우 벌금, 사업 손실 또는 기업 평판에 손상을 줄 수 있습니다.

문서 관리의 중요한 측면을 다음에 나타냅니다.

  • 공개 전 문서 검토 및 승인
    • 리뷰와 승인
  • 변경사항 및 수정사항을 명확하게 특정할 것
  • 해당 문서의 관련 버전을 "사용 지점"에서 사용할 수 있도록 보장
  • 문서가 읽기 쉽고 식별 가능한 상태로 유지되도록 보장
  • 외부 문서(고객이 제공한 문서 또는 공급업체 매뉴얼 등)가 식별 및 관리되고 있는지 확인
  • 사용되지 않는 문서의 "금지" 사용 방지

내장 DM

통합 문서 관리는 전사적으로 '문서'를 캡처, 관리, 저장, 보존, 전달 및 폐기하는 데 사용되는 기술, 도구 및 방법으로 구성됩니다.여기서 '문서'란 이미지, 사무실 문서, 그래픽 및 도면뿐만 아니라 웹 페이지, 이메일, 인스턴트 메시지 및 비디오와 같은 새로운 전자 객체를 포함한 수많은 정보 자산 중 하나입니다.

문서 관리 소프트웨어

종이 문서는 오랫동안 정보를 저장하는 데 사용되어 왔다.그러나 종이는 비용이 많이 들고 과도하게 사용하면 낭비가 될 수 있습니다.문서 관리 소프트웨어는 단순한 도구가 아니라 사용자가 저장된 정보에 대한 접근, 추적 및 편집을 관리할 수 있도록 합니다.문서 관리 소프트웨어는 모든 종이 [24]및 디지털 파일을 정리하는 데 사용할 수 있는 전자 캐비닛입니다.이 소프트웨어를 통해 기업은 종이와 디지털 파일을 조합하여 스캔하여 디지털 포맷을 [25]Import한 후 하나의 허브에 저장할 수 있습니다.디지털 문서 관리의 가장 중요한 이점 중 하나는 모든 문서와 [26]데이터를 보호하는 "페일 세이프" 환경입니다.특히 중규모 건설업계에서는 문서 관리 소프트웨어를 사용하여 팀원들이 언제 어디서나 할당된 프로젝트의 문서를 안전하게 표시 및 업로드할 수 있어 일상 업무를 [27]합리화할 수 있습니다.

「 」를 참조해 주세요.

레퍼런스

  1. ^ 2011년 10월 29일 웨이백 머신에 정책 관리 시스템 아카이브 완료
  2. ^ 힌트: 2012년 1월 11일 Wayback Machine에서 보다 쉽게 검색 가능
  3. ^ Parsons, M. (2004). Effective Knowledge Management for Law Firms. Oxford University Press. p. 234. ISBN 9780195169683. Retrieved 19 May 2018.
  4. ^ Shivakumar, S.K. (2016). Enterprise Content and Search Management for Building Digital Platforms. John Wiley & Sons. p. 93. ISBN 9781119206828. Retrieved 19 May 2018.
  5. ^ a b Fletcher, A.N.; Brahm, M.; Pargmann, H. (2003). Workflow Management with SAP WebFlow: A Practical Manual. Springer Science & Business Media. pp. 15–16. ISBN 9783540404033. Retrieved 19 May 2018.
  6. ^ Webber, M.; Webber, L. (2016). It Governance: Policies and Procedures. Wolters Kluwer. p. 41-4. ISBN 9781454871323. Retrieved 19 May 2018.
  7. ^ Trinchieri, D. (2003). Evaluation of Integrated Document Management System (IDMS) Options for the Arizona Department of Transportation (ADOT). Arizona Department of Transportation. p. 158. The data validation rules should be embedded in the form itself, rather than accomplished in a post-processing environment. This provides the use an interactive real-time experience. Often data validation requires a database look-up. The rules should allow this database query, providing the user real-time choices based on query results.
  8. ^ Morley, D.; Parker, C.S. (2014). Understanding Computers: Today and Tomorrow, Comprehensive. Cengage Learning. p. 558–559. ISBN 9781285767277. Retrieved 19 May 2018.
  9. ^ a b c Meurant, G. (2012). Introduction to Electronic Document Management Systems. Academic Press. p. 120. ISBN 9780323140621. Retrieved 19 May 2018.
  10. ^ Sommerville, J.; Craig, N. (2006). Implementing IT in Construction. Routledge. p. 130. ISBN 9781134198986. Retrieved 19 May 2018.
  11. ^ Skipper, S.L. (2015). How to Establish a Document Control System for Compliance with ISO 9001:2015, ISO 13485:2016, and FDA Requirements. ASQ Quality Press. p. 156. ISBN 9780873899178. Retrieved 19 May 2018.
  12. ^ Austerberry, D. (2012). Digital Asset Management. CRC Press. pp. 27–28. ISBN 9781136033629. Retrieved 19 May 2018.
  13. ^ a b Austerberry, D. (2012). Digital Asset Management. CRC Press. p. 30. ISBN 9781136033629. Retrieved 19 May 2018.
  14. ^ White, M. (2012). Enterprise Search. O'Reilly Media, Inc. pp. 73–74. ISBN 9781449330408. Retrieved 19 May 2018.
  15. ^ International Organization for Standardization. "01.140.40: Publishing". Archived from the original on 6 June 2011. Retrieved 14 July 2008.
  16. ^ International Organization for Standardization. "35.240.30: IT applications in information, documentation and publishing". Archived from the original on 6 June 2011. Retrieved 14 July 2008.
  17. ^ OnSphere Corporation. "SOP Document Management in a Validated Environments" (PDF). Archived from the original (PDF) on 4 September 2011. Retrieved 25 April 2011.
  18. ^ Meurant, G. (2012). Introduction to Electronic Document Management Systems. Academic Press. p. 16. ISBN 9780323140621. Retrieved 19 May 2018.
  19. ^ International Organization for Standardization. "01.140.10: Writing and transliteration". Archived from the original on 7 July 2009. Retrieved 14 July 2008.
  20. ^ International Organization for Standardization. "01.140.20: Information sciences". Archived from the original on 5 December 2008. Retrieved 14 July 2008.
  21. ^ International Organization for Standardization. "01.110: Technical product documentation". Archived from the original on 6 June 2011. Retrieved 15 July 2008.
  22. ^ "Code of Federal Regulations Title 21, Part 1271". Food and Drug Administration. Archived from the original on 10 October 2011. Retrieved 31 January 2012.
  23. ^ Wiggins, Bob (2000). Effective Document Management: Unlocking Corporate Knowledge (2 ed.). Gower. p. 25. ISBN 9780566081484. Archived from the original on 13 January 2018. Retrieved 9 April 2016. At the organisational level an information systems strategy plan (ISSP) is a way to determine in general terms what information systems an organisation should have in place over the medium to long term (typically around three to five years [...]).
  24. ^ "Document Management Systems - A Buyer's Guide". Archived from the original on 10 January 2017. Retrieved 10 January 2017.
  25. ^ 마마운 샤우니(2015년 2월 5일).2017년 1월 10일 웨이백 머신에 아카이브된 "문서 관리 시스템 사용의 7가지 강력한 이점"
  26. ^ ash-conversions (13 February 2020). "Benefits of a Document Management System and 9 Things to Look For". Ash Conversions International. Retrieved 7 May 2020.
  27. ^ "Document Management Software for Construction". HCSS. 15 December 2021. Retrieved 7 June 2022.

외부 링크

Wikimedia Commons에는 문서 관리 시스템과 관련된 미디어가 있습니다.