전자 메일 보관

Email archiving

전자 메일 보관은 개인에게 보내는 모든 전자 메일을 보존하고 검색 가능하게 만드는 행위다. 전자 메일 보관 솔루션은 전자 메일 응용 프로그램 자체에서 직접 또는 전송 중에 전자 메일 콘텐츠를 캡처한다. 메시지들은 보통 자기 디스크 저장소에 저장되고 향후 검색을 단순화하기 위해 색인화된다. 단순히 이메일 메시지를 축적하는 것 외에도, 이러한 애플리케이션은 두어 가지 다른 기술적 구현 방법을 사용하여 시스템 사용자와 독립적으로 보관된 메시지에 대한 신속하고 검색 가능한 액세스를 제공한다. 기업이 전자 메일 보관 솔루션 구현을 선택할 수 있는 이유로는 업무상 중요한 데이터의 보호, 적용 가능한 규정의 보존 및 감독 요건 충족, 전자 검색 등을 들 수 있다. 이메일 보관 시장은 2009년 21억 달러에서 2013년 51억 달러 이상으로 성장할 것으로 예측된다.[1]

정의

전자 메일 보관은 모든 인바운드 및 아웃바운드 전자 메일 메시지(첨부 파일 및 메타데이터)를 보존하고 보호하기 위한 자동화된 프로세스로, 필요에 따라 나중에 액세스할 수 있다. 전자 메일 보관의 이점은 분실되거나 실수로 삭제된 전자 메일의 복구, 감사 응답 가속화, 업무 전자 메일 및 첨부 파일에 포함된 지적 재산의 보존, 소송 또는 내부 조사의 경우(언제, 누가 무슨 말을 했는가)의 "eDiscovery" 등이다.

개요

Email Archiving은 지정된 개인, 조직 또는 서비스에서 들어오고 나가는 모든 전자 메일 트래픽을 쉽게 캡처, 보존 및 검색 가능하게 만드는 프로세스 입니다. 전자 메일 보관 솔루션은 전자 메일 서버 자체에서 직접 또는 메시지 전송 중에 전자 메일 콘텐츠를 캡처한다. 그러면 전자 메일 보관소는 자기 테이프, 디스크 어레이 또는 클라우드에서 자주 저장될 수 있다. 이메일 아카이브의 위치와 관계없이 향후 검색 속도를 높이기 위해 인덱싱되며 대부분의 아카이브 벤더는 검색 UI를 제공하여 쿼리 구성을 단순화한다.

전자 메일, 첨부 파일 및 관련 메타데이터 외에도, 일부 전자 메일 보관 응용프로그램은 공용 폴더, .pst 파일, 캘린더, 연락처, 노트, 인스턴트 메시지 및 컨텍스트를 포함한 사서함의 추가 측면도 보관할 수 있다.

목표

기업 또는 최종 사용자가 Email Archiving 솔루션에 투자할 동기는 다음과 같다.

  • 데이터 보존
  • 지적 재산권 보호
  • 규정준수
  • 소송 및 법적 발견
  • 이메일 백업 및 재해 복구
  • 메시징 시스템 및 스토리지 최적화
  • 내부 및 외부 전자 메일 컨텐츠 모니터링
  • 레코드 관리(전자 메일 보존 정책)
  • 비즈니스 및 전자 메일 연속성

규정준수

모든 규모의 기업들이 이메일에 더 의존하게 되면서, 그 컨텐츠의 비즈니스 가치 또한 증가하고 있다. 이 점점 더 귀중한 정보(지적재산)를 보호하기 위해, 기록 보호와 보존은 물론 법적(발견)과 정보(FOIA) 요청에 적시에 대응하도록 요구하는 수많은 표준과 규정이 제정되었다.[2] 현대적인 전자 메일 보관 솔루션은 데이터를 확보하고 보존하며 유연한 데이터 관리 정책을 제공함으로써 기업이 규제 요건이나 기업 정책을 충족시켜 인가된 사용자가 '법적 보유'를 제정하거나 보존 정책을 수립하거나 여러 우체통에 걸쳐 검색을 수행하여 다양한 문의를 완료할 수 있도록 한다.

보안 전자 메일 보관을 요구하는 주요 컴플라이언스 요구사항은 다음과 같다(알파벳어).

캐나다

독일.

스위스

영국

미국

참고로, 컴플라이언스 규정의 상당수는 전자 메일뿐만 아니라 인스턴트 메시징, 파일 첨부, 블룸버그 메시징, 로이터 메시징, PIN-to-PIN 및 SMS 문자 메시지, VoIP 및 기타 비즈니스에서 사용되는 전자 메시징 통신도 포함할 수 있는 "전자 비즈니스 통신"의 보존을 요구하고 있다.

소송 및 법적 발견

법적 발견을 위해 전자 메일 보관 솔루션은 전체 스폴레이션 위험을 낮추고 전자 검색 속도를 크게 높일 것이다. 메시지 색인화, 감사 추적 제공, 메시지 중복 제거, 법적 보류/보존 적용이 가능하기 때문이다.[5] 소송 지원을 위해, 이메일은 빠르게 검색될 수 있고 이메일의 이력이 존재하여 보관 체계에 대한 진위를 증명한다. 컴플라이언스 지원을 위해 관리자 정의 보존 정책에 따라 전자 메일 레코드를 아카이브에 저장한다. 보존 기간이 만료되면 보관 응용 프로그램에서 전자 메일이 자동으로 삭제된다. (1) 회사 방침에 따라 파기하고 (2) 소송이 발생할 수 있는 사건이 발생하면 즉시 파기하는 것이 가능한 한, 조직은 준수를 위해 전자 메일 메시지를 의도적으로 파기할 수 있다.[6]

전자 검색, 기록 정보 관리, 전자 메일 보관과 같이 조직이 여러 개의 개별 응용프로그램을 가지고 있는 경우, 각 응용 프로그램은 별도의 데이터베이스를 가질 수 있으며 메시지를 중복 복제하고 단일 보존 정책이 적용되고 있는지 확인하는 것이 어려워진다. 법적 관점에서, 이것은 중요한데, 일단 보존 기간이 만료되면 메시지는 아카이브에서 제거되어야 하기 때문이다.[7] 삭제되지 않은 메시지는 나중에 소송이 발생할 경우 여전히 검색 가능하다. 따라서 통합 아카이브 없이는 단일 보존 정책을 보장하기가 어렵다. 이 문제는 하루 수천만 건의 이메일을 관리하는 대기업을 대상으로 확대된다.

전자 메일 보관이 없다면 전자 메일은 백업 테이프와 최종 사용자의 로컬 워크스테이션의 일부 조합에 존재할 가능성이 높다. 내부 조사나 소송 대응을 위해 특정 이메일을 찾아야 한다면 찾는 데 몇 주가 걸리고 비용이 많이 들 수 있다. 오늘날의 법적 검색 규칙(FRC: https://web.archive.org/web/20141021110256/http://www.uscourts.gov/uscourts/RulesAndPolicies/rules/EDiscovery_w_Notes.pdf) 및 컴플라이언스 법률 참조)을 통해 IT 부서는 조직의 전자 메일을 중앙에서 관리하고 보관해야 하므로 e-메일을 몇 분 만에 검색하고 찾을 수 있다. 며칠이나 몇 주가 아니라

이메일 백업 및 재해 복구

이메일은 많은 현대 비즈니스의 생명선이며 오늘날 기업들은 신뢰할 수 있는 이메일 서비스에 더 많이 의존하고 있다. 사실상 모든 기업은 근로자를 연결하고 비즈니스 프로세스를 지원하기 위해 메시징 인프라를 구현한다. 전자상거래 분야에서 직원들은 판매 마감과 계정 관리를 위해 이메일에 대한 액세스를 요구할 수 있다. 이러한 직원들, 그리고 많은 다른 사람들은 그들의 이메일을 무기한으로 유지하는 것을 선택할 수도 있지만, 일부 조직들은 90일 이상 된 이메일을 삭제하도록 요구할 수도 있다. 이런 종류의 보존 정책을 수립하는 것은 한 회사가 소송에서 이기거나 소송을 완전히 피하는데 도움이 될 수 있기 때문에 신중히 고려해 볼 만하다. 이메일 보관은 또한 개별 직원 수준에서 비즈니스 연속성을 위해 사용될 수 있다. 직원 1명이 퇴사할 때, 그의 후임자는 통신 기록을 보존하기 위해 사망한 직원의 보관된 메시지에 접근할 수 있고, 신속한 탑승이 가능하도록 할 수 있다.

종합적인 재해 복구 계획의 일부로, 전자 메일 보관소는 "비즈니스에 복귀"하려는 조직의 노력에 있어 중요한 역할을 할 수 있다. 오프사이트 온라인 보관소는 보조 시설이 메시징 서버를 가동하고 모든 기록 메시징 데이터뿐만 아니라 마지막으로 주고받은 메일에 빠르게 접근할 수 있다는 것을 의미한다. 오프사이트 아카이브는 원격 DR 시설의 디스크 팜(SAN)이나 퍼블릭/프라이빗 클라우드 환경에 저장된 이메일 아카이브의 형태를 취할 수 있다. 전자 메일 보관 제품은 모든 메시지를 캡처하고 복사하지만, 메시징 서버 자체의 미러링된 복사본은 아니므로 재해가 발생할 경우 사용자 계정/그룹을 다시 생성하지 않을 수 없다.

메시징 시스템 및 스토리지 최적화

모든 이메일 메시지는 이메일 시스템의 하드 드라이브 또는 다른 영구 스토리지 장치(예: 네트워크 연결 스토리지, 스토리지 영역 네트워크 등)의 공간을 차지한다. 이러한 메시지의 수가 증가함에 따라, 검색, 검색, 색인화, 백업 등과 같은 간단한 작업은 더 많은 정보 시스템 자원을 활용한다. 어떤 시점에서는 생산 전자 메일 시스템에서 이전 데이터를 제거하여 기본 사용, 전자 메일 메시지 교환을 위한 성능 수준을 유지할 수 있어야 한다. 전자 메일 보관 솔루션은 관리자 정의 정책에 따라 메시징 서버에서 전자 메일과 첨부 파일을 제거하여 전자 메일 서버 성능과 스토리지 효율성을 향상시킨다. 아카이브된 전자 메일 및 첨부 파일은 기존 전자 메일 클라이언트 애플리케이션을 통해 최종 사용자가 액세스할 수 있는 상태로 유지됨

참고 항목

참조

  1. ^ 라디카티 그룹 주식회사 "E-Mail Archiving Market, 2009-2013" 연구 발표
  2. ^ "System Maintenance". IProduction.
  3. ^ "MFDA Rules". mfda.ca.
  4. ^ Wayback Machine에 2011-07-18년 보관된 데이터 액세스 원칙 및 디지털 문서(GDPdU)의 원리
  5. ^ Sedona Canada의 원칙: Electronic Discovery, 2008년
  6. ^ Kest, Kristopher; Drew Sorrell; Lowndes, Drosdick, Doster, Kantor & Reed, P.A. (April 12, 2013). "Are You Allowed to Intentionally Destroy Emails? Re: Privacy in the Workplace". The National Law Review. Retrieved 17 April 2013.CS1 maint: 여러 이름: 작성자 목록(링크)
  7. ^ http://www.usdatavault.com/library/email_archiving_best_practices.pdf

추가 읽기

외부 링크