페이퍼리스 오피스

Paperless office

페이퍼리스 오피스(또는 페이퍼리스 오피스)는, 종이의 사용이 없어지거나 큰폭으로 삭감되는 작업 환경입니다.이것은 문서와 다른 종이를 디지털 형식으로 변환하는 것으로, 디지털화라고 하는 프로세스로 알려져 있습니다.지지자들은 "종이 없는" 것이 비용 절감, 생산성 향상, 공간 절약, 문서 및 정보 공유의 용이성, 개인 정보 보호 및 환경 보호에 도움이 될 수 있다고 주장한다.이 개념은 사무실 밖에서의 커뮤니케이션으로도 확장될 수 있습니다.

정의.

종이 없는 세상은 미래의 사무실을 묘사하기 위한 홍보가의 슬로건이었다.그것은 1964년 IBM 2260과 같은 비디오 디스플레이 컴퓨터 단말기의 대중화에 의해 촉진되었다.종이 없는 사무실의 초기 예측은 1975년 비즈니스 위크 [1]기사에서 이루어졌다.사무 자동화가 기록이나 부기 등의 일상 업무에 용장성을 갖게 한다는 생각에서, PC의 도입으로 주목을 받게 되었다.모든 책상에 PC가 설치될 것이라는 예측은 놀라울 정도로 예견된 것이었지만, "종이 없는 사무실"은 그렇지 않았습니다.프린터와 복사기의 향상으로 문서를 대량으로 복사하는 것이 훨씬 쉬워졌고, 1980년부터 2000년까지 [2]전 세계적으로 사무용지 사용이 두 배 이상 증가했습니다.이는 문서 제작의[2] 용이성이 향상되고 전자 통신의 사용이 확산되어 사용자가 자주 인쇄되는 문서를 대량으로 수신하게 된 데 기인한다.그러나 2000년경부터 적어도 미국에서는 사무용지의 사용이 평준화되어 지금은 감소하고 있으며,[2] 이는 세대교체에 기인하고 있다.젊은 층은 문서를 인쇄하는 경향이 적고, 풀컬러 인터랙티브 디스플레이 [citation needed]화면에서 읽는 경향이 있는[by whom?] 것으로 생각된다.미국 환경보호국에 따르면, 평균적인 직장인은 매일 [3]약 2파운드의 종이와 판지 제품을 생산한다.

'종이 없는 사무실'이라는 용어는 1978년 [4]자동화된 사무기기 회사인 Micronet, Inc.에 의해 상업에서 처음 사용되었다.

역사

종래의 오피스에는, 파일 캐비닛, 폴더, 선반, 마이크로 피시 시스템, 및 도면 캐비닛이 포함되는 종이 베이스의 파일링 시스템이 있습니다.이러한 시스템은 모두 유지보수, 기기, 상당한 공간을 필요로 하고, 자원 집약적인 작업입니다.반면 종이 없는 사무실에서는 책상, 의자, 컴퓨터(로컬 또는 네트워크 스토리지도 소량)를 사용할 수 있으며 모든 정보는 디지털 형식으로 저장됩니다.음성 인식과 음성 합성은 디지털 정보 저장을 용이하게 하기 위해 사용될 수 있다.

컴퓨터 데이터가 용지에 인쇄되면 컴퓨터 데이터베이스 업데이트와 동기화되지 않습니다.용지는 여러 정렬 배열로 검색 및 배열하기 어렵고 여러 위치에 저장된 유사한 용지 데이터는 추적 및 업데이트하기가 어렵고 비용이 많이 듭니다.페이퍼리스 오피스는 분산 데이터베이스 업데이트를 위한 단일 소스 수집 지점과 퍼블리시-서브스크라이브 시스템을 갖습니다.최신 컴퓨터 화면은 눈으로 읽는 것을 덜 지치게 합니다.노트북 컴퓨터는 소파나 침대에서 사용할 수 있습니다.태블릿 컴퓨터와 스마트폰과 비디오 애니메이션, 비디오 클립, 그리고 장편 영화와 같은 많은 다른 저비용 부가가치 기능과 함께, 많은 사람들은 종이가 이제 기술 변화에 저항하는 사람들을 제외하고는 쓸모없다고 주장한다.전자책은 종종 하드카피 서적에 비해 무료이거나 저렴하다.

다른 사람들은 종이가 [5]스크린과 다른 용도를 제공하기 때문에 항상 장소가 있을 것이라고 주장한다.

종이가 환경에 미치는 영향

주요 기사:종이가 환경에 미치는 영향

어떤 사람들은 종이제품 제조가 삼림 벌채와 인위적인 기후 변화에 크게 기여하고 온실가스를 발생시킨다고 믿는다.다른 사람들은 특히 북미에서의 종이 제품 제조가 지속 가능한 임업의 생태학적, 경제적 균형을 지지한다고 주장한다.2018년 미국 산림지협회 지속가능성 보고서에 따르면 제지업은 11년 [6][7]만에 온실가스 배출량을 20% 줄였다.재활용 등의 조치는 종이가 환경에 미치는 영향을 줄이는 데 도움이 됩니다.북미 이외의 일부 종이 생산은 이산화질소(NO2), 이산화황(SO2),[8] 이산화탄소(CO2)의 방출로 대기 오염을 초래할 수 있습니다.북미 이외의 펄프 및 제지 공장에서 배출되는 폐수는 오염물질로 분류되는 고형분, 영양분 및 용해된 유기물을 포함할 수 있습니다.질소와 인과 같은 영양소는 담수체의 부영양화를 유발하거나 악화시킬 수 있다.

인쇄 잉크와 토너의 가격은 매우 비싸며 환경을 파괴하는 휘발성 유기 화합물, 중금속 및 비재생 오일을 사용합니다.단, 일부 규제 [9][which?]기관에서는 잉크 내 중금속 양에 대한 기준을 정하고 있습니다.재활용된 종이 펄프를 탈잉크하면 폐기물 슬러리가 발생하며, 때로는 재활용된 종이 무게의 22%가 쓰레기 [10]매립지로 보내질 수 있습니다.

전자제품이 환경에 미치는 영향

주요 기사:전자 폐기물

종이 없는 작업 환경에서는 정보의 [11]생산, 전송 및 저장을 가능하게 하는 전자 부품의 인프라가 필요합니다.이러한 부품을 생산하는 산업은 세계에서 [12]가장 지속가능성이 낮고 환경 파괴가 심한 분야 중 하나입니다.전자 하드웨어를 제조하는 과정에는 귀금속 추출과 산업 규모의 [13]플라스틱 생산이 포함됩니다.디지털 데이터의 송신과 저장은, 데이터 센터에 의해서 촉진됩니다.데이터 센터는 [14]주최국의 전력 공급의 상당량을 소비합니다.

자동화와 전자 양식 자동화를 통한 종이 제거

인덱스 카드와 롤덱스를 데이터베이스로 대체하고, 타이핑된 편지와 팩스를 이메일로, 참고서를 [15]인터넷으로 교환하는 등 온라인 시스템을 사용함으로써 종이가 필요하지 않습니다.종이를 제거하는 또 다른 방법은 데이터를 캡처하고 공유하기 위해 양식, 애플리케이션 및 설문 조사에 의존하는 종이 기반 프로세스를 자동화하는 것입니다.이 방법은 "전자 양식" 또는 전자 양식이라고 불리며, 일반적으로 기존 인쇄 완료 문서를 전자 형식으로 사용하여 기존 데이터를 프리필하고 최종 사용자가 온라인으로 수동으로 입력한 데이터를 캡처하며 양식 데이터를 프로세싱 시스템에 제출하는 안전한 방법을 제공하고 전자 서명함으로써 실현됩니다.NIC 문서를 인쇄하지 않습니다.

전자 폼 자동화에 사용할 수 있는 테크놀로지는 다음과 같습니다.

  • 휴대용 문서 형식(PDF)– 전자 문서 및 폼 작성, 표시 및 조작
  • 전자폼(전자폼) 관리 소프트웨어– 폼 작성, 통합, 라우팅 및 폼데이터를 프로세싱 시스템과 함께 사용합니다.
  • 데이터베이스 – 문서 사전 작성 및 처리를 위한 데이터 캡처
  • 워크플로우 플랫폼– 정보, 문서 및 직접 프로세스 흐름 라우팅
  • 모든 종류의 정보를 송수신하고 첨부 파일을 사용할 수 있는 전자 메일(전자 메일) 통신
  • 디지털 서명 솔루션– 문서에 디지털 서명(최종 사용자가 사용)
  • 웹 서버 – 프로세스 호스트, 제출된 데이터 수신, 문서 저장 및 문서 권한 관리

기업이 서류 자동화를 채택하지 못하게 된 주요 문제 중 하나는 비용 효율이 높고 컴플라이언스 있는 방식으로 디지털 서명을 캡처하는 데 어려움이 있다는 것입니다.미국의 2000년 전자서명법은 전자서명을 근거로 문서를 거부할 수 없도록 규정하고 있으며, 모든 회사가 문서의 디지털 서명을 받아들이도록 요구하고 있습니다.현재는 최종 사용자가 하드웨어나 소프트웨어를 구입할 필요가 없는 솔루션 등 비용 효율이 뛰어난 옵션이 충분히 준비되어 있습니다.

이러한 유형의 소프트웨어의 큰 장점 중 하나는 OCR(광학식 문자 인식)을 사용할 수 있다는 것입니다.이것에 의해, 유저는 임의의 파일의 전문을 검색할 수 있습니다.또한 사용자 정의 태그를 각 파일에 추가하여 시스템 전체에서 특정 파일을 쉽게 찾을 수 있습니다.

일부 페이퍼리스 소프트웨어는 스캐너, 하드웨어 및 소프트웨어를 제공하며 중요한 문서를 심리스하게 분리 및 정리할 수 있습니다.페이퍼리스 소프트웨어를 사용하면, 스몰 비즈니스나 오피스에서 사용할 수 있는 중요한 문서의 온라인 서명을 유효하게 할 수도 있습니다.문서 관리 및 보관 시스템은 양식을 자동화하는 몇 가지 방법을 제공합니다.일반적으로 문서 관리 시스템이 문서 작업을 시작하는 시점은 문서가 스캔되거나 시스템에 전송될 때입니다.많은 문서 관리 시스템에는 광학 문자 인식을 통해 문서를 읽고 문서 관리 시스템의 프레임워크 내에서 해당 데이터를 사용할 수 있는 기능이 포함되어 있습니다.이 테크놀로지는 페이퍼리스[15] 오피스의 실현에 불가결하지만, 애초에 용지를 생성하는 프로세스에 대처하는 것은 아닙니다.

종이 기반 문서 디지털화

페이퍼리스 오피스 이념의 또 다른 중요한 측면은 종이 문서, 사진, 엔지니어링 계획, 마이크로피시 및 기타 모든 종이 기반 시스템을 디지털 문서로 변환하는 것입니다.이를 위해 사용할 수 있는 테크놀로지에는 스캐너, 디지털 메일 솔루션, 북 복사기, 와이드 포맷 스캐너(엔지니어링 도면용), 마이크로피시 스캐너, 팩스/PDF 변환, 온라인 우체국, 다기능 프린터 및 문서 관리 시스템이 있습니다.각 테크놀로지에서는 필요에 따라 래스터 포맷(비트맵)을 다른 형식으로 변환하는 소프트웨어를 사용합니다.일반적으로는, 보다 작은 래스터 화상을 작성하거나 광학 문자 인식(OCR)을 사용해 문서를 텍스트로 변환하는, 어떠한 형태의 화상 압축 테크놀로지를 사용합니다.OCR과 래스터의 조합을 사용하여 문서의 원래 형식을 유지하면서 검색 기능을 사용할 수 있습니다.중요한 단계는 종이에서 디지털로의 변환과 스캔한 문서의 카탈로그 작성과 관련된 라벨링입니다.일부 기술은 이를 위해 개발되었지만 일반적으로 인간의 카탈로그 작성 또는 OCR 문서의 자동 색인 작성과 관련이 있습니다.그러나 스캐너와 소프트웨어는 양면 A4 문서를 약 30-35ppm의 속도로 래스터 형식(일반적으로 TIFF 팩스 4 또는 PDF)으로 스캔할 수 있는 소형 휴대용 스캐너가 개발됨에 따라 지속적으로 개선되고 있습니다.

종이 없는 철학을 극한으로 치닫고자 하는 사람들이 직면한 문제는 저작권법이었다.이러한 법률은 저작권에 의해 보호되는 문서를 한 매체에서 다른 매체로의 이전(예: 책을 전자 형식으로 변환)을 제한할 수 있습니다.

문서 보안 및 추적

신원 도용 및 데이터 침해에 대한 인식이 확산됨에 따라, 새로운 법률과 규정이 제정되어 개인 식별 가능 정보를 관리하거나 저장하는 기업은 이러한 문서를 적절하게 처리해야 합니다.종이 없는 사무실 시스템은 기존 파일 [16]캐비닛보다 보안이 용이하며 각 문서에 대한 개별 접근을 추적할 수 있습니다.

페이퍼리스 오피스 도입의 어려움

'종이 없는' 환경에서 가장 큰 어려움은 기업의 의사소통의 대부분이 내부에서만 이루어지는 것이 아니라 다른 기업 및 개인과의 소통이라는 것입니다.전자 통신을 위해서는, 송신자와 수신자 쌍방이 적절한 소프트웨어와 하드웨어에 간단하게 액세스 할 수 있는 것이 필요합니다.페이퍼리스 오피스로 전환할 때 발생하는 비용과 일시적인 생산성 손실도 정부 규제, 업계 표준, 법적 요건 및 비즈니스 정책과 마찬가지로 변화를 늦출 수 있는 요인입니다.기업은 파일 형식의 호환성, 디지털 문서의 수명, 시스템의 안정성, 직원과 고객이 적절한 기술을 갖추지 못한 경우 등 기술적인 문제에 직면할 수 있습니다.

이러한 이유로, 용지의 삭감은 있어도,[17] 용지의 사용의 일부는 무기한으로 남습니다.그러나 2015년[18] 설문조사에 따르면 중소기업의 절반 가까이가 올해 말까지 페이퍼리스(paperless)가 될 수 있다고 생각하는 것으로 나타났습니다.

「 」를 참조해 주세요.

레퍼런스

  1. ^ "The Office of the Future", Business Week (2387): 48–70, 30 June 1975
  2. ^ a b c "Technological comebacks: Not dead, just resting", The Economist, 9 October 2008
  3. ^ "Wastes – Resource Conservation – Common Wastes & Materials – Paper Recycling". US Environmental Protection Agency. Retrieved 26 January 2013.
  4. ^ The Paperless Office Trademark Registration, United States Patent and Trademark Office, retrieved 13 December 2015
  5. ^ Sellen, A. J., & Harper, R. H. R. (2003)종이 없는 사무실의 신화.케임브리지, 매사추세츠: MIT 프레스
  6. ^ "American Forest & Paper Association 2018 Sustainability Report" (PDF). American Forest & Paper Association.
  7. ^ "American Forest & Paper Association Sustainability Report". American Forest & Paper Association. 2018. Retrieved 1 May 2020.
  8. ^ "Air Pollutants of Concern". New Hampshire Department of Environmental Services. Retrieved 26 January 2013.
  9. ^ "Archived copy" (PDF). Archived from the original (PDF) on 8 May 2007. Retrieved 27 May 2013.{{cite web}}: CS1 maint: 제목으로 아카이브된 복사(링크)[인용필수]
  10. ^ "Recycling Paper and Glass". US Department of Energy. September 2006. Retrieved 30 October 2007.
  11. ^ "The digital economy's environmental footprint is threatening the planet". The Conversation. 8 December 2019.
  12. ^ "Digital Technologies Are Part of the Climate Change Problem". ICTworks. 20 February 2020.
  13. ^ "Smartphones Are Killing The Planet Faster Than Anyone Expected". Fast Company. 27 March 2018.
  14. ^ "Why Ireland's data centre boom is complicating climate efforts". Irish Times. 6 January 2020.
  15. ^ a b Walker, Richard (7 August 2009), "Achieving The Paperless Office" (PDF), Efficient Technology Inc, archived from the original (PDF) on 23 December 2018, retrieved 4 September 2009
  16. ^ "E-Office: An Eco-friendly Advent of Cloud Computing Technology". Retrieved 16 August 2016.
  17. ^ Sellen, A. J., & Harper, R. H. R. (2003)종이 없는 사무실의 신화.케임브리지, 매사추세츠: MIT 프레스.
  18. ^ "Nearly Half of Businesses are or could go Paperless in 2015". margolis.co.uk. Retrieved 13 July 2015.

추가 정보

외부 링크